Księgi rachunkowe do czego służą i kiedy trzeba je prowadzić

Co to jest księga rachunkowa?

Księga rachunkowa jest zestawieniem, która obejmuje zapisy księgowe uporządkowane chronologicznie wykazujące obroty i salda oraz wykaz aktywów i pasywów firmy.

Na księgę rachunkową składają się:

• dziennik, który służy do zapisywania, w porządku chronologicznym, danych o dokonywanych operacjach gospodarczych. Zapisywane w nim dane powinny mieć kolejne oznaczenia numerowe, tak aby można było je powiązać z dowodami księgowymi;
• księga główna, w której należy zapisywać wszelkie operacje gospodarcze. Stosuje się tutaj metodę podwójnego zapisu, która polega na tym, że każde zdarzenie zapisywane w księdze głównej księguje się na danych jej kontach, a następnie zapisuje się je na kontach pomocniczych w ten sam sposób co w księdze głównej;
• księga pomocnicza służąca uszczegółowieniu i uzupełnianiu zapisów w księdze głównej;
• zestawienie obrotów i sald - stanowi inwentarz potwierdzony inwentaryzacją jednostek, które wcześniej nie prowadziły księgi;
• wykaz składników aktywów i pasywów - stanowi inwentarz w pozostałych jednostkach, który sporządzany jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi rachunkowej?

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. określa zasady prowadzenia ewidencji w podmiotach gospodarczych jednocześnie wskazując które z nich mają obowiązek prowadzenia księgowości w formie ksiąg rachunkowych.

Tak więc obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości podlegają:

1. spółki handlowe (osobowe oraz kapitałowe, w tym spółki w organizacji) oraz spółki cywilne
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partenrskie jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 milionów euro (równowartość oblicza się po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października)
3. jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych - bez względu na wielkość osiąganych przychodów
4. gminy, powiaty, województwa i ich związki. W tą kategorię wliczane są również państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkiej jednostki budżetowe oraz gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe
5. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek cywilnych, spółek jawnych i spółek parterskich
6. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych
7. inne jednostki, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych

Wskazane w ustawie o rachunkowości podmioty mają obowiązek prowadzenia ewidencji w formie księgi rachunkowej. Podmioty nie wskazane w wyżej wymienionej ustawie mogą przyjąć taką formę, chociaż nie jest to ich obowiązkiem.

Prowadzenie księgi rachunkowej

Prowadzenie księgi rachunkowej odbywa się według pewnych zasad, które mają wpływ na prawidłowość prowadzenia takiej formy ewidencji.

Porządki prowadzenia księgi rachunkowej

Księga rachunkowa powinna być prowadzona w porządku chronologicznym, co oznacza zawieranie informacji na bieżąco, według dat dokonywania operacji gospodarczych. Wpisy można uznać za bieżące, jeżeli:

• na podstawie dokonanych wpisów możliwe jest sporządzenie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych rozliczeń w odpowiednim dla nich terminie,
• nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, sporządzane zostają zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej;
• zapisy w księdze rachunkowej zostają dokonane w tym samym dniu, w którym miało miejsce zdarzenie.

Księgę rachunkową, oprócz w porządku chronologicznym, należy prowadzić również w porządku systematycznym, który umożliwia uzyskanie informacji w odpowiednich przekrojach. Oznacza to, że dane powinny być tak wpisywane, aby możliwe było odróżnienie kategorii rachunkowych ważnych z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Do tych najważniejszych informacji zaliczyć można:

• stan środków pieniężnych i majątku
• należności, zobowiązania i kredyty
• przychody i koszty ich uzyskania
• straty i zyski
• inne dane potrzebne do określenia sytuacji finansowej firmy

Otwarcie i zamknięcie księgi rachunkowej

Księgę rachunkową otwiera się:

• w ciągu 15 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej
• od początku roku obrotowego
• od zmiany formy prawnej działalności
• od rozpoczęcia postępowania upadłościowego i likwidacji

Księgę zamyka się analogicznie do zdarzeń, które zobowiązują do jej otwarcia, z tym że termin na dokonanie tego wynosi 3 miesiące od zaistnienia tych zdarzeń.

Miejsce prowadzenia księgi

Zasadą jest, że księga powinna być prowadzona w siedzibie jednostki zobowiązanej do jej prowadzenia, w języku i walucie polskiej.

Dopuszczalne jest zlecenie prowadzenia księgi rachunkowej:

• zewnętrznej firmie, takiej jak biuro rachunkowe - należy zawiadomić o tym urząd skarbowy oraz zapewnić mu dostęp do ksiąg w razie kontroli;
• możliwe jest również zlecenie prowadzenia księgi rachunkowej jednostkom poza granicami kraju, ale w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub objętym porozumieniem EFTA lub takich, które zawarły z członkami Unii Europejskiej umowę dotyczącą świadczenia usług. W takim wypadku również zawiadamia się o tym urząd skarbowy i umożliwia dostęp do dokumentów w razie kontroli.

Księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zasady prowadzenie księgi rachunkowej

Księga rachunkowa powinna być prowadzona w sposób:

• rzetelny, czyli tak aby odzwierciedlała stan rzeczywisty,
• sprawdzalnie, czyli tak, aby możliwe było stwierdzenie poprawności jej wpisów,
• na bieżąco,
• bezbłędnie, co oznacza, że dane wpisywane do ksiegi powinny być wprowadzone poprawnie i kompletnie.

Obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego księgę rachunkową

Prowadzenie ewidencji w formie księgi rachunkowej wiąże przedsiębiorcę z pewnymi obowiązkami:

• dokładna ewidencja wszelkich operacji gospodarczych, należności i zobowiązań
• sporządzanie sprawozdań finansowych
• opracowanie zasad polityki rachunkowości
• większe przedsiębiorstwa muszą również sporządać rachunki przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym

Co wybrać: księga rachunkowa czy księga przychodów i rozchodów?

Jak już wyżej wskazano, niektóre podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji w formie księgi rachunkowej. Przedsiębiorcy, którzy nie osiągają wymaganego minimum (równowartość 2 miliony euro) do obowiązku prowadzenia księgi rachunkowej, mogą wybrać z jakiej ewidencji chcą korzystać - z księgi rachunkowej, czy księgi przychodów i rozchodów.

O księdze przychodów i rozchodów przeczytasz tutaj:
Co to jest KPiR - księga przychodów i rozchodów?.

Dla początkujących przedsiębiorców uproszczona forma prowadzenia księgowości może okazać się bardziej korzystna niż pełna księgowość, przede wszystkim dlatego, że:

1. nie obciąża tyloma obowiązkami - na przykład nie trzeba sporządzać saprawozdania finansowego;
2. jest tańsza od pełnej księgowości - w przypadku oddania prowadzenia księgowości do biura rachunkowego, koszty są niższe w przypadku formy uproszczonej;
3. jest prostsza i można prowadzić ją samodzielnie.

Zobacz także artykuły podobne:

Fakturowanie online? Poznaj nowe rozwiązania

Faktura zaliczkowa

Skup długów i wierzytelności, czyli jak sprzedać dług

Wezwanie do zapłaty, czyli na czym oprzeć żądanie spłaty należności