Jakie biuro rachunkowe wybrać?
Tradycyjne biuro rachunkowe
Niewielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie. Ze względu na dużą odpowiedzialność i ryzyko popełnienia błędów, większość wybiera korzystanie z usług tradycyjnego biura rachunkowego.
Czym zajmuje się tradycyjne biuro rachunkowe?
Przekazanie księgowości do biura rachunkowego w rzeczywistości oznacza przejęcie przez to biuro obowiązku prowadzenia Twoich ksiąg rachunkowych, składanie w Twoim imieniu wszelkich deklaracji i załatwiania spraw urzędowych. Jak to wszystko działa? Przede wszystkim, dostarczasz dokumenty do biura rachunkowego, które następnie dokonuje rozliczeń i uzupełnia dokumentację firmową. Później otrzymujesz informacje o tym, w jakich wysokościach masz do zapłacenia podatki oraz składki ZUS.
Z usług biura rachunkowego najczęściej korzystają Ci przedsiębiorcy, którzy nie generują takiej ilości dokumentów, aby zatrudniać księgową w firmie. Najczęściej są to jednoosobowe działalności gospodarcze i mikroprzedsiębiorstwa.
Usługi biura rachunkowego sprowadzają się w zasadzie do takich samych czynności, jakie w firmie wykonuje księgowa. Są to w szczególności:
- wystawianie i przechowywanie faktur,
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- prowadzenie rozliczeń pracowniczych,
- prowadzenie wszelkich rejestrów i ewidencji,
- optymalizacja finansowa,
- informowanie o zmianach prawnych i podatkowych,
- prowadzenie wykazu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej,
- utrzymywanie kontaktu z urzędami.
Ile kosztują usługi biura rachunkowego?
Kosztów usług tradycyjnego biura rachunkowego nie można jednoznacznie określić. Koszt usług i ich wycena zależą od wielu czynników. Najczęściej na wysokość kosztów usług księgowych mają wpływ:
- czy firma prowadzi księgę przychodów i rozchodów czy pełne księgi rachunkowe,
- ilość księgowanych dokumentów w miesiącu,
- liczba pracowników w firmie,
- wysokość policy OC biura,
- usługi dodatkowe zapewniane przez biuro,
- lokalizacja biura rachunkowego.
Zalety i wady tradycyjnego biura rachunkowego
Przed podjęciem współpracy z biurem rachunkowym, warto poznać zalety i wady takiego rozwiązania:
| Zalety | Wady |
|---|---|
|
- pełna obsługa księgowa - biura rachunkowe zazwyczaj oferują prowadzenie wszelkich rozliczeń oraz przypominanie o terminach płatności; - za błędy w rozliczeniach odpowiedzialność ponosi biuro rachunkowe; - zawsze możesz skorzystać z pomocy specjalisty. |
- regularne wizyty w biurze rachunkowym; - nie masz dostępu do bieżących informacji; - nie masz bieżącego dostępu do raportów rozliczeniowych. |
Internetowe biuro rachunkowe
Internetowe biuro rachunkowe charakteryzuje się przede wszystkim wygodą, szybkością działania oraz pozwala na uniknięcie niedogodności związanych z koniecznością dostarczania dokumentów. Z tego też względu coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług biura rachunkowego online.
Jak działa internetowe biuro rachunkowe?
Internetowe biuro rachunkowe działa w ten sam sposób co tradycyjne biuro rachunkowe. Jedyną różnicą jest to, że nie musisz przekazywać dokumentów osobiście, a robisz to przez Internet. Dlatego, że dokumenty są zapisywane na nośnikach, to masz do nich stały dostęp i w razie potrzeby możesz je w każdej chwili wydrukować.
Internetowe biuro rachunkowe działa za pośrednictwem aplikacji internetowych, przez które przekazuje się niezbędne dokumenty potrzebne do rozliczeń finansów Twojej firmy. Działanie takich aplikacji nie jest trudne - trzeba założyć konto, a następnie się zalogować. Oczywiście za usługi internetowego biura rachunkowego trzeba płacić. Obecnie dostępne biura rachunkowe online oferują najczęściej abonamenty, które wykupuje się na określony czas. Zazwyczaj abonamenty mają różną cenę w zależności od ilości oferowanych w nich usług.
Biura rachunkowe online najczęściej swoim klientom oferują:
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz ksiąg rachunkowych,
- tworzenie baz danych i ewidencji,
- obliczanie składek ZUS i podatków,
- obliczanie świadczeń pracowniczych.
Usługi internetowego biura rachunkowego bywają tańsze od usług tradycyjnego biura. Z tego też względu coraz częściej spotykanym rozwiązaniem jest korzystanie z biur online. Oprócz ceny, przedsiębiorca zyskuje oszczędność czasu i nie musi ponosić kosztów na dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego.
Korzyści z korzystania z internetowego biura rachunkowego
W przeciwieństwie do tradycyjnego biura rachunkowego, gdzie zalety i wady wzajemnie się równoważą, korzystanie z internetowego biura rachunkowego przewyższają zalety:
- przede wszystkim dzięki biurom rachunkowym online oszczędzasz czas. Nie musisz dostarczać dokumentów do biura osobiście, a za pośrednictwem poczty, kuriera czy przez Internet;
- kolejną zaletą internetowego biura rachunkowego jest cena oferowanych usług. Najczęściej są to miesięczne abonamenty, których wysokość rozkłada się różnie w zależności od ilości oferowanych w nich usług. Ceny te są jednak często niższe niż w przypadku tradycyjnych biur rachunkowych;
- internetowe biura rachunkowe, tak jak i te tradycyjne mogą reprezentować Cię przed urzędami;
- dzięki oferowanym aplikacjom masz ciągły wgląd do finansów firmy, a jeżeli takiej dane biuro rachunkowe nie oferuje, to najczęściej przesyła Ci ono raporty z rozliczeń;
Wadą może być brak osobistego kontaktu. Mimo że korzystnie z biura rachunkowego online jest znacznie wygodniejsze i oszczędza czas, to problemem może być „bezosobowość” działania. Nie wszystkie internetowe biura rachunkowe oferują dedykowaną księgową, z którą zawsze można skonsultować nasze wątpliwości, a taki kontakt niewątpliwie ułatwia współpracę.
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?
Biura rachunkowe są szczególnie polecane dla tych przedsiębiorców, którzy nie osiągają jeszcze zbyt wysokich obrotów i nie potrzebują pełnoetatowej księgowej. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to kluczowa decyzja, dlatego przed jej podjęciem warto rozważyć kilka czynników, które mają wpływ na Twoją przyszłą współpracę z wybranym przez Ciebie biurem.
Niezależnie od tego, czy zdecydowałeś się na tradycyjne biuro rachunkowe, czy chcesz dokonywać rozliczeń przez Internet, przy wyborze właściwego biura rachunkowego warto wziąć pod uwagę między innymi:
Cenę usług biura rachunkowego. Cena usługi to najczęściej pierwsze kryterium jakim się kierujemy. Dlatego też pierwsze co robimy, to sprawdzamy ceny jakie oferują nam konkurenci dostępni na rynku. Po zorientowaniu się w cenach, warto sprawdzić ile i jakie usługi wchodzą w oferowany pakiet cenowy. Przy okazji musisz zastanowić się też czego tak naprawdę potrzebujesz. Czasami odrobinę droższy pakiet może okazać się lepszy od tańszego, ale może nie obejmować usługi kluczowej dla Twojego biznesu.
Możliwość prowadzenia księgowości internetowej. Przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego, zwróć uwagę na to, czy dane biuro pozwala na swobodny wgląd w dokumentację księgową z Twojego komputera. Poza tym istotny będzie program do wystawiania faktur, który umożliwi Ci wystawienie faktury i jednocześnie przesłanie jej od razu do biura rachunkowego. Takie rozwiązanie usprawni Twoje działania i ułatwia komunikację z biurem. Warto sprawdzić, czy taka usługa jest również oferowana.
Opinia biura rachunkowego. Przed wyborem biura rachunkowego warto również poznać opinię jaką ma dane biuro. Opinia wśród znajomych, czy też znaleziona na forach internetowych pomoże Ci ukształtować swoją wizję w kwestii współpracy. Możesz również skorzystać z poradników, które pomogą Ci zweryfikować merytorycznie biuro księgowe.
Ubezpieczenie OC. Każde biuro rachunkowe (zarówno tradycyjne, jak i internetowe), które prowadzi księgi rachunkowe ma obowiązek opłacania ubezpieczenia OC między innymi od:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- wyceny aktywów i pasywów
- ustalania wyniku finansowego,
- okresowego ustalania lub sprawdzania drogą elektroniczną inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- sporządzania sprawozdań finansowych,
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych.
W przypadku prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, sporządzania zeznań i deklaracji podatkowych biuro rachunkowe nie ma takiego obowiązku. Dlatego jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi dokumentację w formie księgi przychodów i rozchodów, warto sprawdzić, czy dane biuro rachunkowe posiada polisę OC.
Reprezentacja przed urzędami. Jeżeli chcesz zaoszczędzić czas i nie odwiedzać biura rachunkowego za każdym razem, gdy konieczne jest podpisanie jakiegoś dokumentu urzędowego, to przed nawiązaniem współpracy sprawdź, czy dane biuro rachunkowe oferuje możliwość podpisania pełnomocnictwa. Wtedy biuro rachunkowe będzie mogło w Twoim imieniu występować przed instytucjami państwowymi, a Ty ograniczysz tam swoje wizyty.
Komunikacja z biurem. Najczęściej przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego zapominamy o istotnym elemencie, jakim jest łatwa i szybka komunikacja. Zanim podejmiesz decyzję o nawiązaniu współpracy, sprawdź w jakich godzinach biuro jest czynne, w jaki sposób można się z nim kontaktować (np. telefonicznie, mailem, czy osobiście). Warto również dowiedzieć się, czy w razie problemów możesz skontaktować się z kimś, kto pomoże Ci rozwiązać problem.
Jakie biuro rachunkowe wybrać - tradycyjne czy internetowe?
Jakie biuro rachunkowe wybrać? Czasami wybór może być naprawdę trudny ze względu na podobny zakres oferowanych usług zarówno przez tradycyjne, jak i internetowe biuro rachunkowe. Dlatego warto przeanalizować oferty różnych biur biorąc pod uwagę wszystkie wskazane powyżej czynniki. Być może to one pomogą podjąć Ci najlepszą decyzję.
Wybór tradycyjnego biura rachunkowego czy biura rachunkowego online zależy wyłącznie od Ciebie. To od Twoich indywidualnych upodobań zależy, w jakiej formie będzie Ci się pracowało lepiej. Jeżeli jesteś tradycjonalistą, lubisz osobisty kontakt z osobą prowadzącą Twoje rozliczenia i nie ufasz nowym technologiom, to bardziej odpowiednie będzie dla Ciebie tradycyjne biuro rachunkowe. Jeśli jednak idziesz z duchem czasu, jesteś nowoczesny i chcesz zaoszczędzić swój czas - doskonałym dla Ciebie rozwiązaniem będzie internetowe biuro rachunkowe.
Oceń ten artykuł:
