Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
Krok 4 z 6

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Ostatnia aktualizacja: 2016-12-14
Jednym z Twoich ważniejszych obowiązków w zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Z tego kroku dowiesz się, między innymi, z jakich części składa się dokumentacja pracownicza, jakie dokumenty muszą znaleźć się w poszczególnych jej częściach, jak sporządzić listę płac oraz w jaki sposób i jak długo powinieneś przechowywać teczkę pracownika.

Kto i dlaczego ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Zatrudnienie pracownika na umowę o dzieło

Teczka pracownicza, dokumentacja pracownika, akta osobowe pracownika – nazwy różne, ale chodzi o to samo. Prowadzenie takiej dokumentacji jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawców. Dotyczy on jednak wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie jest konieczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla osób, które angażuje się do pracy na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menadżerskich oraz w ramach tak zwanego samozatrudnienia.

Na dokumentację pracowniczą składają się:

  • dokumentacja osobowa – stanowią ją akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak ewidencje, kartoteki, rejestry, wykazy
  • dokumentacja płacowa – dotyczy wypłacanego wynagrodzenia

Niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudniasz na umowę o pracę, dla każdego z nich z osobna będziesz musiał założyć i prowadzić akta osobowe, które mogą mieć duże znaczenie przy jakichkolwiek sporach mogących wyniknąć między Tobą a Twoim pracownikiem. W wielu firmach zajmują się tym działy kadr/personalne. Jednak w małej, początkującej firmie to Ty jako właściciel firmy i pracodawca, będziesz musiał dopełnić tego obowiązku.

Ważne! Zaniechanie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1. 000 do 30.000 zł (na podstawie art. 281 p. 7 kodeksu pracy).

Ważne! Prowadzenie dokumentacji pracowniczej musi następować w formie pisemnej. Na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów prawa nie ma możliwości prowadzenia takiej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Prace nad nowelizacją przepisów trwają, ale póki co dokumentację należy prowadzić w formie fizycznej dokumentacji.

Gdzie i jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Wszystkie zasady dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Najpierw zaopatrz się w specjalne teczki przeznaczone do przechowywania dokumentów pracowniczych (możesz znaleźć je w sklepach z artykułami biurowymi). Teczki osobowe pracowników powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ponadto należy pamiętać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem, gdyż akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.

Co zrobić, gdy Twoja firma będzie musiała zakończyć swoją działalność przed upływem tych 50 lat? Wtedy dokumentację pracowniczą należy przekazać do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm można znaleźć w urzędach wojewódzkich.

Dokumentacja osobowa (akta osobowe)

Z jakich części składają się akta osobowe pracownika i jak przyporządkować dokumenty do odpowiedniej części?

Akta osobowe powinna być podzielona na trzy części:

  • Część A - tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
  • Część C - w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby

Dokumenty znajdujące się w każdej z tych części powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz powinny zostać ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Uwaga! Musisz pamiętać, że prowadząc akta osobowe pracownika w jego teczce przechowuje się jedynie kopie lub odpisy oryginalnych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Akta osobowe - część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzających okresy zatrudnienia
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
  • świadectwa ukończenia szkoły - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe. np.:

  • świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń
  • certyfikaty
  • dyplomy

Akta osobowe - część B

Część B akt osobowych zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych.

W części B powinny się znaleźć:

  • umowa o pracę
  • zakres obowiązków pracowniczych
  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta
  • kwestionariusz osobowy dla pracownika
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14
  • oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe
  • PIT-2
  • oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów
  • informacja dotycząca równego traktowania
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego
  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi

Należy pamiętać również o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy:

  • podejrzeń o choroby zawodowe
  • chorób zawodowych
  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy
  • dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami
  • wystawienie pracownikowi legitymacji służbowej, zaświadczeń, upoważnień

Ważne! Poza wymienionymi powyżej, pracodawca powinien gromadzić także inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Akta osobowe - część C

W tej części pracodawca gromadzi dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy. Są to:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
  • kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi
  • potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

Dla podsumowania, zerknij do tabeli poniżej

Akta osobowe pracownika
Część A – ubieganie się o zatrudnienie Część B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia Część C – ustanie zatrudnienia
kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie umowa o pracę oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy kwestionariusz osobowy dla osoby zatrudnionej kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku zakres czynności/ obowiązków (jeżeli został przedstawiony pracownikowi) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie o niekaralności pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z przepisami i zasadami BHP
dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp
dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czyli związane z zawarciem umowy o zwykłej odpowiedzialności materialnej oraz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej
pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego oraz dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego
umowa o zakazie konkurencji
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy
orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi

Ewidencja i rejestry

Jako pracodawca jesteś zobowiązany również prowadzić następujące ewidencje, wykazy i rejestry. Oczywiście nie wszystkie z tych ewidencji będziesz prowadził w swojej firmie, szczególnie jeżeli nie jest to firma produkcyjna, ale np. usługowa. Przy zatrudnieniu tylko jednego pracownika będziesz musiał prowadzić kartę ewidencji czasu pracy oraz warto jest prowadzić rejestr wypadków przy pracy, czytając dalej dowiesz się dlaczego.

Ewidencje:

  • kartę ewidencji czasu pracy
  • ewidencję pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za które przewidziany jest obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację

Rejestry:

  • rejestr wypadków przy pracy
  • rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
  • rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy
  • rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym oraz w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych
  • rejestr pracowników pracujących w ww. warunkach

Wykazy:

  • wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych
  • wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie
  • wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym
  • wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
  • wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby
  • wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników

Rejestr wypadków przy pracy

Ważne! Pracodawca prowadzi rejestr wszystkich wypadków, dla których sporządził protokoły powypadkowe – także tych, nieuznanych za wypadek przy pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca prowadzi rejestr zatwierdzonych protokołów powypadkowych z wypisem niektórych danych w nich zawartych i podaniem dodatkowych informacji związanych z wypadkami.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Gdy na terenie zakładu pracy nie występowały wypadki, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia rejestru. W przypadku braku zdarzeń wypadkowych pracodawca w celach dowodowych, np. kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, oraz organizacyjnych, np. na potrzeby tworzonej analizy stanu bhp, powinien jednak prowadzić rejestr wypadków przy pracy, nawet gdy na koniec każdego roku wpisywać będzie informację o tym, że nie było wypadków bądź zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Może to być pomocne w udowodnieniu faktu, że na terenie zakładu pracy nie zgłaszano wypadków przy pracy lub że wypadki nie występowały. Warto posiadać przygotowany druk rejestru, gdyż w przypadku kontroli, można pokazać, że posiadamy wymagany dokument, zwłaszcza, że wydrukowanie jednej strony kosztuje mniej niż jest wart niepotrzebny stres w przypadku kontroli.

Rejestr wypadków przy pracy powinien zawierać:

  1. imię i nazwisko poszkodowanego
  2. miejsce i data wypadku
  3. informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego
  4. data sporządzenia protokołu powypadkowego
  5. stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy
  6. krótki opis okoliczności wypadku
  7. data przekazania wniosku do ZUS
  8. inne okoliczności, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe

Rejestr wypadków z danego roku należy przechowywać w zakładzie przez 10 lat.

Prowadzenie dokumentacji płacowej

Ważne! Pracodawca, na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić do wglądu dokument, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Do prowadzenia dokumentacji pracowniczej wlicza się także obowiązek prowadzenia dokumentacji płacowej. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Dokumentacja płacowa umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

W zakresie prowadzenia dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

  • kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą

Uwaga! Do karty czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych

Jak sporządzić listę płac?

Przepisy prawa pracy nie regulują tego, jakie informacje powinna zawierać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych.

Jak sporządzić listę płac? Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

  • nazwę pracodawcy
  • numery stron
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • miesiąc, którego dotyczy
  • datę sporządzenia
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę
  • podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia (jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika)

Aby prawidłowo sporządzić listę płac, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto składają się płaca zasadnicza, premie i dodatki, np. dodatek stażowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie należy ustalić wysokość przychodu ogółem.

Kolejne etapy to ustalenie:

  • wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne
  • kosztów uzyskania przychodu
  • kwoty dochodu pracownika
  • wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
  • wynagrodzenia netto do wypłaty

Na liście płac należy przewidzieć rubryki na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika oraz na kwotę do wypłaty i pokwitowanie. Potrąceń dokonujemy z wynagrodzenia za pracę po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Trzeba pamiętać, aby wynagrodzenia brutto były podzielone na „składkowe” i „nieskładkowe”, ze względu na obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. W grupie wynagrodzeń nieskładkowych należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, ponieważ składnik ten dodaje się do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Lista płac najczęściej sporządzana jest co miesiąc. W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, a także w każdym innym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów, wyrównań itp.

Karta wypłacanego wynagrodzenia

Do prowadzenia dokumentacji płacowej niezbędne jest prowadzenie karty wypłacanego wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych lub ewentualnie 3 oddzielne karty dla każdego celu osobno.

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń. Pojedyncza karta zawiera dane z jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.
Informacje zbiorcze w tych kartach dotyczące danego roku kalendarzowego służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.

Ten artykuł znajdziesz po tagach: umowa o dzieło, dokumentacja pracowniczaakta osobowe

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.