Zawarcie umowy o pracę, czyli niezbedne formalności
Krok 3 z 6

Zawarcie umowy o pracę, czyli niezbedne formalności

Ostatnia aktualizacja: 2017-01-28
Jeżeli zdecydujesz się na zatrudnienie pracownika na umowę o pracę będziesz musiał sprostać szeregowi obowiązków formalnych. Nie przejmuj się – w tym poradniku dowiesz się w jaki sposób, krok po kroku, dopełnić wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem na umowę o pracę, takich jak: kwestionariusze osobowe, skierowanie na badania lekarskie, podpisanie umowy, szkolenia BHP i inne.

Zatrudnienie na umowę o pracę

Z poprzedniego kroku dowiedziałeś się na czym polega zatrudnienie pracownika na umowę o pracę. Jeżeli znalazłeś już osobę, którą chcesz zatrudnić to z tego kroku dowiesz się w jaki sposób dopełnić wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem pracownika właśnie na umowę o pracę.

1. Zdobądź i zweryfikuj dane osobowe pracownika – kwestionariusze osobowe

Przed zatrudnieniem masz prawo zażądać podania przez Twojego przyszłego pracownika swoich danych osobowych w formie oświadczenia lub ich udokumentowania.

Dane do uzupełniania w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o pracę powinny uwzględniać pytania o:

  • imię (imiona) i nazwisko
  • imiona rodziców
  • data urodzenia
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
  • wykształcenie
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Ważne! Innych danych osobowych możesz żądać od osoby, która ubiega się o zatrudnienie u Ciebie, a innych od osoby, którą już zatrudniłeś. Taka sytuacja wynika z przepisów art. 221 kodeksu pracy. Zazwyczaj podawanie danych osobowych następuje w formie kwestionariusza osobowego dla kandydata na stanowisko pracy. Kwestionariusz osobowy to druk wypełniany przez pracownika. Jest oświadczeniem pracownika związanym z umową o pracę, który zawiera jego podstawowe dane osobowe. Należy go przechowywać w części B akt osobowych, o których dowiesz się w następnym kroku.

Jeżeli zdecydujesz się już na zatrudnienie, to będziesz mógł również zażądać podania innych danych osobowych pracownika. Kwestionariusz osobowy dla pracownika powinien zawierać pytania dotyczące:

  • numeru PESEL
  • imion i nazwisk oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli zechce skorzystać z urlopu wychowawczego lub dni wolnych na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat
  • podania dodatkowych informacji, np. dotyczących wyznania Twojego pracownika, jeżeli będzie chciał uzyskać zwolnienia od pracy w celu obchodzenia świąt

Oprócz tych danych osobowych pracownika, można również żądać podania innych jego danych osobowych ale tylko jeżeli potrzeba ich podania wynika z odrębnych przepisów. Na przykład możesz żądać od swojego pracownika złożenia oświadczenia o niekaralności, ale tylko wtedy, gdy przepisy innych ustaw wymagają takich informacji, np. przy wykonywaniu zawodu nauczyciela.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia pewnych dokumentów potwierdzających to, co dana osoba napisała w swoim CV lub o czym powiedziała na rozmowie kwalifikacyjnej. Dokumenty te będziesz przechowywał w teczce pracownika, o której więcej dowiesz się w kolejnym kroku.

Uwaga! Należy pamiętać, że będziesz przechowywał w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych przez niego dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Oprócz wypełnionego kwestionariusza osobowego od kandydata na stanowisko pracy możesz wymagać złożenia również:

  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
  • świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

Kandydat, który ubiega się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, np., certyfikaty ukończonych szkoleń czy kursów, a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

2. Wystaw skierowanie na wstępne badania lekarskie

Nie możesz dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Dlatego też jeszcze przed podpisaniem umowy z pracownikiem musisz wystawić mu skierowanie na wstępne badania lekarskie.

Zgodnie z kodeksem pracy każdy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań:

  1. wstępne, dla osób przyjmowanych do pracy
  2. okresowe, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy
  3. kontrolne, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą

Istnieją jednak pewne wyjątki. Badaniom wstępnym nie podlegają:

  • osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy
  • osoby przyjmowane do pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą

Zawrzyj umowę z jednostką medycyny pracy

Jeszcze przed skierowaniem na wstępne badania lekarskie swojego pierwszego pracownika masz obowiązek podpisać umowę zlecenie z jednostką medycyny pracy, która będzie przeprowadzała badania Twoich pracowników. Część pracodawców, szczególnie tych, którzy zatrudniają mało pracowników, praktykuje zwrot kosztów badań profilaktycznych pracownikom na podstawie przedłożonego przez pracownika rachunku. Jest to jednak niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Z przepisów prawa jasno wynika, że zawarcie przez pracodawcę umowy z jednostką medycyny pracy, która będzie przeprowadzać badania lekarskie pracowników, jest obowiązkowe. Dotyczy to każdego zakładu pracy, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników. W praktyce rzadko jest to stosowane, aczkolwiek trzeba mieć świadomość konsekwencji, jakie mogą z tego wyniknąć w razie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Tym samym orzeczenie lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca nie zawarł stosownej umowy, może nie być honorowane. Wszystko zależy od inspektora PIP, który będzie, lub nie będzie, kwestionował zaświadczenia od lekarza, z którym nie podpisano umowy.

Uwaga! Brak pisemnej formy umowy o pracę nie oznacza, że umowa ta nie została zawarta, ale niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę jest zagrożone karą grzywny.

3. Podpisz umowę o pracę ze swoim pracownikiem

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie jeszcze przed rozpoczęciem przez pracownika wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli jednak nie została zachowana forma pisemna, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, powinieneś potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Istnieją pewne obligatoryjne elementy umowy o pracę, wynikające z kodeksu pracy. Zanim podpiszesz umowę o pracę ze swoim pracownikiem sprawdź, czy zawarłeś je wszystkie:

Ważne! Brak któregokolwiek z tych elementów przy podpisywaniu umowy o pracę nie powoduje nieważności umowy. Braki oraz kwestie sporne mogą być wyjaśnione i uzupełnione przez Ciebie i Twojego pracownika, a gdy nie dojdziecie do porozumienia – w postępowaniu przed sądem pracy. Dlatego najlepiej od razu, na początku wszystko ustalić i wszystkie ustalenia zawrzeć w umowie.

  • strony umowy - stronami umowy są oczywiście pracodawca i pracownik
  • rodzaj umowy - w umowie powinno być określone czy jest to umowa zawierana na czas nieokreślony, na czas określony, na zastępstwo, czy może na okres próbny
  • datę zawarcia umowy
  • rodzaj pracy - w umowie bezwzględnie powinno wskazać się stanowisko pracy, zawód lub zakres czynności, jakie będzie świadczył pracownik. Rodzaj pracy powinien odpowiadać kwalifikacjom pracownika, a powierzenie mu pracy innej niż ustalona jest co do zasady niedopuszczalne
  • miejsce wykonywania pracy - jest to miejsce, w którym pracownik zazwyczaj wykonuje swoje obowiązki, zadania i polecone mu czynności, wynikające ze stosunku pracy. Może to być konkretna miejscowość lub oznaczony obszar kraju (np. województwo lubelskie). Jeżeli nie ma ono cech stałości lub nie zostało w ogóle określone w umowie wtedy punktem odniesienia jest miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy
  • wymiar czasu pracy - czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W umowie powinno znaleźć się postanowienie czy jest to praca na pełny etat czy też w niepełnym wymiarze godzin i jaki on jest
  • termin rozpoczęcia pracy - w umowie powinien być określony dzień rozpoczęcia pracy, a jeśli o tym zapomniano, wówczas jest nim dzień zawarcia umowy. W Polsce nawiązanie stosunku pracy nie jest uzależnione od jej faktycznego rozpoczęcia. Określenie tego terminu ma znaczenie szczególnie w odniesieniu do dnia, w którym należy stawić się w pracy, a także początku terminu obliczania składek na ubezpieczenie społeczne, wynagrodzenia czy naliczania podatku dochodowego.

Dodatkowe ustalenia

Każda umowa może zawierać jeszcze inne postanowienia, jeśli strony chcą żeby się w niej znalazły. Mogą to być np. zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, dłuższy okres wypowiedzenia, prawo do telefonu komórkowego, laptopa czy samochodu służbowego i zasady korzystania z nich.

Ważne! Postanowienia umowy o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż postanowienia przepisów prawa pracy, w tym w szczególności kodeksu pracy. W takiej sytuacji stają się one automatycznie nieważne i zastępuje się je przez postanowienia powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Z kolei, te korzystniejsze dla pracownika zawsze obowiązują i są wiążące dla obu stron umowy.

Ważne! Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, podpisane umowy o pracę musi nastąpić przez obie strony, jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi umieszcza się w aktach osobowych pracownika.

4. Obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia musi być przekazana pracownikowi najpóźniej w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę, nawet jeżeli data rozpoczęcia pracy jest późniejsza (pracownik nie rozpoczął jeszcze pracy). Informacja o warunkach zatrudnienia musi mieć formę pisemną i być podpisana przez pracodawcę.

W informacji o warunkach zatrudnienia muszą znaleźć się informacje o:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę
  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego
  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę
  • oraz jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (obowiązek taki powstaje dopiero, gdy zatrudnia się 20 pracowników) - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Twój pracownik powinien potwierdzić podpisem, że zapoznał się z tymi informacjami. Podpisaną informację o warunkach zatrudnienia umieszcza się w dokumentacji pracowniczej.

5. Przekazanie informacji o równym traktowaniu w zatrudnieniu

Kodeks pracy przewiduje obowiązek zapewnienia pracownikom możliwości zapoznania się z zasadami dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu.Przepisy określające równe traktowanie w zatrudnieniu to w szczególności Rozdział IIa w Dziale I Kodeksu pracy, czyli artykuły 183a–183e.

Ustawowe wymogi co do poinformowania pracowników są spełnione w przypadku:

  • włączenia tekstu przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu do regulaminu pracy
  • przekazania ich każdemu pracownikowi pocztą elektroniczną
  • wywieszenia ich na zakładowej tablicy ogłoszeń
  • zapewnienia pracownikom dostępu do przepisów przez nieskrępowaną możliwość zapoznania się z nimi w określonej komórce organizacyjnej zakładu

Pracodawca nie musi więc doręczać na piśmie tego dokumentu każdemu pracownikowi. Informacja ta nie musi być dokładnym tekstem przepisów, lecz informacją o nich.

W kodeksie pracy nie znajduje się zapis kiedy pracodawca powinien poinformować pracownika o treści przepisów. Wydaje się jednak, że powinno to nastąpić w dniu podpisania umowy o pracę lub najpóźniej w terminie 7 dni od dnia jej podpisania, czyli w terminie wymaganym do poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia.

Niewypełnienie obowiązku poinformowania pracowników o treści przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu nie powinno stanowić podstawy odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Należy jednak podkreślić, że mimo iż pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom dostępu do przepisów o równym traktowaniu, to pracownicy sami decydują o tym, czy i w jaki sposób wykorzystają możliwość zapoznania się z tymi przepisami. Nie są bowiem do tego zobowiązani.

6. Przeprowadzenie szkolenia BHP

Do momentu, w którym nie masz zatrudnionych pracowników, nie obowiązują Cię wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, czyli BHP. Nie musisz przeprowadzać szkoleń BHP, oceniać ryzyka zawodowego związanego z prowadzoną działalnością, robić okresowych badań lekarskich, sporządzać instrukcji stanowiskowych.

W przypadku, gdy zdecydujesz się na zatrudnienie swojego pierwszego pracownika, ta sytuacja ulega zmianie - w takim przypadku zostaną na Ciebie nałożone dodatkowe obowiązki, ponieważ staniesz się pracodawcą.

Nie będziesz odpowiedzialny tylko za odbycie szkoleń przez Twojego pracownika, ale również sam będziesz musiał uczestniczyć w okresowych szkoleniach BHP. Kodeks pracy stanowi, że obowiązek odbycia pierwszego szkolenia BHP dla pracodawcy powstaje w momencie zatrudnienia pierwszego pracownika. Szkolenie BHP dla pracodawców powinno być przeprowadzone przez wyspecjalizowane jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w tej dziedzinie.

Jeżeli przejdziesz specjalne kursy będziesz mógł sam przeprowadzać szkolenia BHP dla swoich pracowników. Możesz również skorzystać z usług firm prowadzących działalność szkoleniową w tym zakresie i tam wysyłać swoich pracowników.

Ważne!
Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W konsekwencji pracodawca obowiązany jest zapewnić (na własny koszt) przeprowadzenie szkolenia BHP dla swojego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Czy wiesz, że...
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku przeprowadzania szkoleń BHP przed dopuszczeniem pracownika do pracy tylko w jednym przypadku – gdy pracownik będzie pracował na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawca kolejnej umowy o pracę.

Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Kto może przeprowadzić szkolenie BHP? Szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców, którzy posiadają ukończone specjalne kursy z dziedziny BHP lub, na ich zlecenie, przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wstępne szkolenie BHP pracownika

Wstępne szkolenie bhp pracownika składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego.

Instruktaż ogólny przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy. Instruktaż ten powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Wstępne szkolenie BHP pracownika obejmuje także instruktaż stanowiskowy, który przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Ważne! Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w części B akt osobowych pracownika.

Okresowe szkolenia BHP

Oprócz wstępnego szkolenia BHP pracownika będziesz musiał kierować go również na szkolenia okresowe.

Częstotliwość tych szkoleń uzależniona jest od stanowiska, na którym pracuje Twój pracownik.

Powtarzalność szkolenia okresowego nie rzadziej niż: Rodzaj zajmowanego stanowiska
rok Pracownicy zajmujący stanowiska robotnicze, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne (duże zagrożenia dla zdrowia i zagrożenia wypadkowe)
3 lata Pracownicy zajmujący stanowiska robotnicze
5 lat Pracodawca oraz inne osoby kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści, pracownicy inżynieryjno-techniczni, technolodzy i organizatorzy produkcji, projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, pracownicy narażeni na czynniki niebezpieczne, uciążliwe lub szkodliwe, dla zdrowia oraz pracownicy, których praca związana jest z odpowiedzialnością w zakresie bhp
6 lat Pracownicy administracyjno-biurowi oraz inni, których nie wymieniono powyżej

7. Złóż zgłoszenie do ZUS

Pierwszym obowiązkiem świeżo upieczonego pracodawcy jest złożenie formularza – zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby. Dodatkowo każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia do ZUS należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia). Do ZUSu również należy zgłosić fakt zwolnienia danej osoby. Musi to nastąpić w ciągu 7 dni od dnia zwolnienia. Jeżeli zakończysz swoją działalność gospodarczą, lub gdy zdecydujesz się nie zatrudniać już żadnego pracownika również musisz poinformować o tym ZUS w terminie 7 dniu od zaistnienia takich faktów. Podsumowując, musisz zgłaszać do ZUSu wszelkie informacje na temat zmiany stanu zatrudnienia, chorób swoich pracowników oraz wszelkich zmianach w tym zakresie mogących wpływać na składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W przypadku zatrudnienia nowego pracownika – należy złożyć deklarację ZUA lub ZZA. Przy zmianach danych identyfikacyjnych (np. adres, nazwisko, itd.) pracownika na etacie/na zlecenie – deklarację ZIUA.

Zgłoszenia do ZUS dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, obejmuje ono:

  • ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
  • ubezpieczenie zdrowotne
  • Fundusz Pracy
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Pracodawca opłaca składki oraz wypełnia i składa comiesięczną deklarację ZUS DRA do 15 dnia następnego miesiąca.

Ponadto pracodawca powinien co miesiąc składać następujące deklaracje:

  • DRA - deklaracja rozliczeniowa
  • RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika
  • deklarację RSA w następujących przypadkach:
    - gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim
    - gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego
    - gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym
  • deklarację RZA w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym
  • deklarację RMUA – deklaracja przekazywana co miesiąc pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na zleceniu, zawierająca informację o odprowadzonych za nich składach do ZUS, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne

Termin na złożenie comiesięcznej deklaracji ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za pracowników to 15 dzień następnego miesiąca.

Wysokość składek ubezpieczeniowych w 2017 r. z tytułu umowy o pracę jest następująca:

Rodzaj składki Część finansowana przez pracownika Część finansowana przez pracodawcę Suma
Emerytalne 9,76% 9,76% 19,52%
Rentowe 1,50% 6,50% 8,00%
Chorobowe 2,45% --- 2,45%
Wypadkowe --- 1,80% 1,80%
Zdrowotne 9,00% --- 9,00%
Fundusz Pracy --- 2,45% 2,45%
FGŚP --- 0,10% 0,10%

Jako że system naliczania i rejestracji pracowników w ZUS jest dość skomplikowany, pomocą służyć mogą Ci darmowe programy i aplikacje (program Płatnik, aplikacja internetowa ePłatnik) dostępne na stronie internetowej ZUSu.

Za ich pomocą możesz sporządzić wszystkie dokumenty związane ze zgłaszaniem niezbędnych danych i rozliczaniem należnych składek. Sporządzane w nich dokumenty są w dużej mierze weryfikowane, co pozwala uniknąć wielu błędów. Kolejną korzyścią związaną z korzystaniem z tych programów jest to, że można z ich pomocą przekazywać wszelkie dokumenty drogą elektroniczną.

Oczywiście możliwe jest też składanie dokumentów wypełnionych ręcznie – stosowne druki do ręcznego rozliczania dostępne są we wszystkich oddziałach ZUS.

8. Załóż kartę ewidencji czasu pracy

Jako pracodawca jesteś zobowiązany również do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy, służącej prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Karta ewidencji czasu pracy musi swoim zakresem obejmować:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
  • dyżury, urlopy
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy

Z żadnego przepisu prawa pracy nie wynika powinność stosowania w zakładzie list obecności, które stanowiłyby potwierdzenie przybycia i obecności pracownika w pracy. W obecnych czasach coraz częściej stosuje się w tym celu inne sposoby, jak choćby karty elektroniczne lub logowanie się do systemu informatycznego. O założeniu list obecności będziesz mógł pomyśleć, gdy przybędzie Ci pracowników. Na pewno zauważysz, gdy Twój jedyny pracownik nie przybędzie na czas do pracy lub w ogóle się w niej nie pojawi. Inaczej sprawa przedstawia się przy zatrudnianiu kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników. Wtedy listy obecności stają się bardzo przydatnym narzędziem.

9. Załóż akta osobowe pracownika

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  • w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  • w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

W dalszym kroku dowiesz się jak w prawidłowy sposób prowadzić dokumentację pracowniczą.

10. Obowiązki związane z podatkiem dochodowym

Jako pracodawca automatycznie stałeś się płatnikiem podatku dochodowego Twojego pracownika. Jesteś zobowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od Twojego pracownika i wpłacać go do dnia 20 każdego kolejnego miesiąca do Urzędu Skarbowego.

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować i rozliczać wynagrodzenia. Jego obowiązkiem jest również comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracowników. Dotyczy to zarówno pracowników przyjętych w oparciu o stosunek pracy, jak i tych, z którymi zawarta została umowa cywilnoprawna.

Twój pracownik może też złożyć u Ciebie deklarację PIT-2. Musi złożyć ją przed dokonaniem pierwszej wypłaty. Deklaracja PIT-2 dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. PIT-2 to świadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownik oświadcza w nim, że nie osiąga dochodów, które są pomniejszane o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, m.in. dochodów z tytułu:

  • emerytury lub renty
  • członkowstwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną
  • świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • z działalności gospodarczej
  • z najmu lub dzierżawy

Jeżeli pracownik złoży Ci deklarację PIT-2, wówczas musisz przy wyliczaniu wynagrodzenia stosować ulgę podatkową. Jeżeli pracownik nie złoży deklaracji PIT-2 nie odlicza Pan ulgi, gdyż istnieje możliwość, że pracownik osiąga inne dochody, od których jest odliczana ulga. Podpisany przez pracownika PIT-2 należy wpiąć w części B akt osobowych pracownika.

11. Dodatkowe dokumenty

Przy zatrudnianiu pracownika oprócz tych obowiązkowych, wymaganych dokumentów, w zależności od rodzaju pracy jaką Twój pracownik będzie wykonywał możesz zażądać od niego przedstawienia lub podpisania dodatkowych oświadczeń, takich jak:

  • oświadczenie o zachowaniu tajemnicy zawodowej
  • umowa o zakazie konkurencji
  • oświadczenie o legalności oprogramowania
  • oświadczenie o powierzeniu sprzętu
  • oświadczenie o dostępie do danych osobowych

Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy zawodowej

W oświadczeniu o zachowaniu tajemnicy zawodowej pracownik zobowiązuje się do nieujawniania osobom nieupoważnionym informacji jakie zdobędzie w toku wykonywania swojej pracy, w szczególności informacje technologiczne, prawne, organizacyjne, informacje dotyczące klientów i dostawców, dane osobowe czy dokumenty, do których będzie miał dostęp w czasie wykonywania służbowych obowiązków. Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy zawodowej powinno zawierać również zapis, że z chwilą ustania zatrudnienia pracownik zwróci niezwłocznie pracodawcy wszelkie dokumenty i materiały dotyczące informacji niejawnych firmy.

Warto jest wymagać podpisania takiego oświadczenia przez swojego pracownika, dzięki temu będzie on bardziej świadomy tego, że nie powinien wynosić informacji służbowych na zewnątrz firmy.

Umowa o zakazie konkurencji

Zatrudniając swojego pierwszego pracownika warto jest zadbać również o to, żeby pracownik nie podjął się pracy dla Twojego konkurenta. Najlepszym sposobem do tego będzie zawarcie z nim umowy o zakazie konkurencji.

Zakaz konkurencji polega na tym, że pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność.

Żeby zakaz konkurencji był skuteczny w trakcie lub po ustaniu stosunku pracy, pracodawca i pracownik powinni zawrzeć na piśmie umowę o zakazie konkurencji. Na podstawie takiej umowy zakaz konkurencji obowiązuje w trakcie pracy lub przez określony czas po odejściu lub zwolnieniu pracownika z pracy.

Tak jak już była mowa, w przypadku umów o pracę można mieć do czynienia z dwiema sytuacjami, w których może obowiązywać zakaz konkurencji:

  • zakaz konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy
  • zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Kiedy pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy, obojgu powinno zależeć na dobrej pozycji zakładu pracy na rynku. Natomiast zastrzeżenie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy ma na celu powstrzymanie byłego pracownika od wykonywania działalności konkurencyjnej względem dotychczasowego zakładu pracy.

Ważne! Zakaz konkurencji wynika z umowy, a umowa to zgodne oświadczenia woli dwu stron. Oświadczenie pracownika, że nie będzie prowadził działalności konkurencyjnej, to jeszcze nie umowa. Do zawarcia umowy potrzebne jest jeszcze oświadczenie woli pracodawcy. Dlatego samo oświadczenie pracownika nic nie daje.

Co da Ci podpisanie z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji?

Jeżeli podpiszesz ze swoim pracownikiem umowę o zakazie konkurencji w czasie stosunku pracy, czyli w trakcie zatrudnienia, to w przypadku kiedy Twój pracownik naruszy ten zakaz to będzie przysługiwało Ci od niego uzyskanie odszkodowania. Odpowiedzialność materialna pracownika za naruszenia zakazu konkurencji oparta jest na zasadzie winy. A to oznacza, że w razie nieumyślnej szkody wskutek złamania przez podwładnego zakazu konkurencji wysokość odszkodowania nie przekroczy jego trzymiesięcznego wynagrodzenia. Natomiast przy szkodzie umyślnej zatrudnionego można obciążyć w pełni. Ponadto, złamanie zakazu konkurencji jest podstawą do rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika bez okresu wypowiedzenia.

Ważne! Umowa o zakazie konkurencji musi być zawarta na piśmie. Wszelkie ustne lub elektroniczne (np. drogą mailową) uzgodnienia w tym zakresie będą nieważne!

W przypadku złamania umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy będzie Ci należna kara umowna określona uprzednio w tej umowie. Ma być ona zadośćuczynieniem za naruszenie tego zakazu i naprawieniem szkody (mimo że tak naprawdę jest oderwana od faktu poniesienia szkody i jej wysokości - pracodawca nie musi niczego udowadniać - wystarcza sam fakt naruszenia zakazu konkurencji). Możesz dowolnie ukształtować wysokość kary umownej, ale pamiętaj, że jeżeli będzie rażąco wygórowana to Twój były pracownik będzie mógł pozwać Cię do sądu, dlatego warto jest w miarę rozsądnie ustalić jej wysokość. Ponadto, warto w umowie zastrzec, że pracodawca jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej (np. gdy wysokość kary umownej jest niższa niż rzeczywista strata pracodawcy poniesiona wskutek złamania zakazu konkurencji przez pracownika).

W umowie o zakazie konkurencji powinieneś precyzyjne określić czynności zabronione pracownikowi - ich rodzaj, zasięg terytorialny, formę prawną.

Uwaga! Nie możesz zakazać swojemu pracownikowi działalności, która nie jest dla Ciebie konkurencyjna (czyli postanowienie umowy o pracę zabraniające pracownikowi podejmowania działalności dodatkowej niekonkurencyjnej jest nieważne). Jeżeli jednak Twój pracownik zaniedbuje swoje obowiązki w Twojej firmie bo prowadzi jakąś dodatkową działalność, może to stanowić podstawę do rozwiązania z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.

Jeżeli zechcesz podpisać ze swoim pracownikiem umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy to musisz mieć świadomość, że przez cały okres takiej umowy będziesz musiał wypłacać swojemu byłemu pracownikowi odszkodowanie za to, że nie będzie mógł podjąć pracy na podobny stanowisku w takiej samej branży. Dlatego musisz dokładnie przekalkulować czy podpisanie takiej umowy będzie Ci się opłacało.

Ustawa zastrzega, że umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy może być zawarta tylko na określony czas, a rekompensatą dla pracownika musi być odszkodowanie wypłacane przez cały okres obowiązywania zakazu konkurencji.Umowa nie może być zawarta na czas nieokreślony - będzie wtedy nieważna. Zakaz konkurencji nie może być także rażąco długi - również wpłynie to na nieważność umowy. Należy pamiętać, że jeśli pracownik jest specjalistą w danej dziedzinie i jest to jego jedyny sposób zarabiania na życie, zbyt długi zakaz konkurencji będzie dla niego szkodliwy, co mogłoby być dla sądu podstawą do zniesienia zakazu. Najczęściej zakaz konkurencji ustanawiany jest na pół roku lub rok.

Oświadczenie lub umowa o korzystaniu wyłącznie z legalnego oprogramowania

Takie oświadczenie lub umowa podpisana z pracownikiem potrzebna będzie Ci, jeżeli Twój pracownik będzie korzystał w trakcie pracy z firmowego komputera. Jako osoba prowadząca biznes na pewno zdajesz sobie sprawę z konieczności instalowania legalnego oprogramowania na firmowych komputerach.
Rozpowszechnianie i zarazem korzystanie z „nielegalnego” oprogramowania może powodować powstanie odpowiedzialności karnej, na podstawie kodeksu karnego oraz ustawy prawo autorskie i prawa pokrewne. Poza tym powoduje również powstanie odpowiedzialności w sferze cywilnoprawnej na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a za szkodę wyrządzoną osobie trzeciej przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych – na podstawie Kodeksu pracy. Innymi słowy, charakter odpowiedzialności oraz rodzaj kary za używanie nielegalnego oprogramowania będą zależne od konkretnej sytuacji oraz od stanowiska producenta oprogramowania.

Uwaga! Za nielegalne oprogramowanie w firmie odpowiada pracodawca.

Używanie pirackich aplikacji w firmowych komputerach zawsze obciąża pracodawcę, nawet jeśli podwładny korzysta z nich bez wiedzy i zgody pracodawcy.

Aby pracownik nie mógł skutecznie podnosić argumentu, że nie wiedział o zakazie instalacji programu pozyskanego nielegalnie na służbowym komputerze, pracodawca powinien mu zabronić samowolnej instalacji jakiegokolwiek oprogramowania na służbowym sprzęcie. Najlepiej będzie, jak takie pouczenie zawrzesz na piśmie. W razie instalacji pirackiego programu, taki pracownik będzie wówczas odpowiadać wobec pracodawcy za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej, a więc bez ograniczenia

Możesz skorzystać również z innego sposobu zabaezpieczenia tej kwestii. Możesz ze swoim pracownikiem zawrzeć umowę regulującą warunki korzystania z infrastruktury informatycznej, która precyzyjne określi prawa i obowiązki zatrudnionego pracownika i w przyszłości pozwoli na egzekwowanie odpowiedzialności dyscyplinarnej, włącznie z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). Odmowa podpisania umowy o zasadach korzystania z infrastruktury informatycznej może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Oświadczenie o powierzeniu mienia pracownikowi

Jeżeli chcesz powierzyć swojemu pracownikowi jakiś sprzęt, np. telefon, samochód czy komputer służbowy, zadbaj o to, aby pracownik podpisał oświadczenie, że taki sprzęt został mu powierzony.

Pracownik, który otrzymał od pracodawcy sprzęt na podstawie powierzenia z obowiązkiem wyliczenia się albo zwrotu, będzie ponosił odpowiedzialność za powierzone mu mienie na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy.

Dlatego umowa nie jest niezbędna, ale w interesie pracodawcy jest, żeby się zabezpieczyć i otrzymać od pracownika pisemne potwierdzenie, że ten dostał od niego telefon czy laptopa. Wystarczy, że pracownik napisze, iż otrzymał go z obowiązkiem zwrotu. Może być to zwykłe oświadczenie.

Pracownik odpowiada za powierzone mienie. Jeśli pracownik - na przykład - utopi telefon komórkowy w wannie podczas kąpieli, tak że nie będzie już nadawał się do naprawy, będzie to ewidentnie jego wina. Odpowiada on wtedy w pełnej wysokości za sprzęt. Nie będzie to jednak wartość w chwili zakupu telefonu. Trzeba oszacować, ile była ona warta w chwili zniszczenia. Łatwo to zrobić, wystarczy zajrzeć na popularne aukcje internetowe i obliczyć średnią cenę. Pracownikowi, który odmawia oddania pieniędzy za sprzęt, nie można potrącić ich z wynagrodzenia. Chyba że sam się na to zgodzi i ustali z szefem wysokość potrąceń. W praktyce w ten sposób może ocalić swoje miejsce pracy.

Jeśli zgody nie będzie, pracodawcy zostaje droga sądowa, by odzyskać należności. Wtedy będzie musiał udowodnić, że dane urządzenie było warte odpowiednią kwotę. Pomóc w ustaleniu jej wysokości może biegły, ale warto pamiętać, że wtedy koszty sprawy sądowej będą wyższe.

Inaczej będzie, jeśli powierzony sprzęt zostanie zniszczony, ale nie z winy pracownika - na przykład kiedy ktoś go napadnie i laptop w plecaku będzie roztrzaskany. Pracownik musi udowodnić wtedy, że szkoda powstała z niezależnych od niego przyczyn.

Pracownik nie odpowiada za szkodę, jeśli powstała ona dlatego, że pracodawca źle zabezpieczył mienie. Przykładem może być sklep. Skoro pracodawca nie zrobił nic, by zabezpieczyć znajdujący się w nim towar - nie ma choćby czujników kradzieży, to podwładny może się uwolnić od odpowiedzialności. Tak samo, jeśli dostanie od szefa samochód, ale auto nie ma alarmu i dojdzie do kradzieży. Po pierwsze - kradzież nie wynika z winy pracownika, po drugie - jest tu przesłanka nieprawidłowego zabezpieczenia pojazdu przez pracodawcę. Inny przykład to biblioteka, w której pracują dwie osoby, a przy wejściu nie ma bramki z czujnikami wykrywającymi wynoszone książki i nikt nie jest w stanie tego upilnować. Tutaj też pracownicy uwolnią się od odpowiedzialności.

Przekazanie pracownikowi narzędzi pracy - telefony, laptopy itd. - można dokonać także na podstawie umowy użyczenia. Umowę taką warto zawrzeć, gdy zatrudniasz pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, ponieważ w takich przypadkach w ogóle nie obowiązują przepisy kodeksu pracy, także te o powierzeniu mienia.

W takiej umowie użyczenia należy w niej szczegółowo określić sytuacje, za jakie pracownik będzie ponosił odpowiedzialność, a jakie tę odpowiedzialność wyłączają.

Oświadczenie dotyczące warunków przetwarzania danych osobowych przez pracowników

Oświadczenie takie koniecznie musi podpisać osoba, która w związku z wykonywaniem swojej pracy będzie miała dostęp do danych osobowych, np. kadrowa, osoba pracująca w administracji. Obowiązek taki nakładają przepisy o ochronie danych osobowych.

Pracownik taki powinien oświadczyć, że zapoznał się z przepisami dotyczącymi przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz, że zobowiązuje się do ich przestrzegania. Powinien zapewnić ochronę danym osobowym przez zniszczeniem, zabezpieczyć je przed dostępem do tych danych osób nieupoważnionych. Powinien również zobowiązać się do zachowania w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące tych danych.

Wszystkie opisane powyżej formalności dotyczyły umowy o pracę. Jednak kiedy zatrudnia się pracownika na umowę cywilnoprawną też można zażądać dodatkowych oświadczeń, np. w przypadku gdy powierza się mu sprzęt służbowy do użytku lub gdy ma mieć dostęp do danych osobowych. Dlatego w poniższej tabeli możesz zobaczyć z jakimi dokumentami i czynnościami będziesz miał do czynienia przy danym typie umowy oraz kiedy taką czynność czy dokument najlepiej jest dokonać czy podpisać.

Czynność/dokument Typ umowy Kiedy?
Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło
Kwestionariusz osobowy Przed zatrudnieniem
Podpisanie umowy
Założenie teczki osobowej pracownika - - Niezwłocznie po podpisaniu umowy
Wstępne badania lekarskie Można, ale nie są obowiązkowe Można, ale nie są obowiązkowe Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy
Wstępne szkolenie BHP - - 7 dni
Zgłoszenie pracownika do ZUS W większości przypadków tak (o wyjątkach przeczytasz przy omówieniu umowy zlecenia) - 7 dni
Karta ewidencji czasu pracy Można -
Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy zawodowej Można Można Można Po zatrudnieniu
Umowa o zakazie konkurencji Można Można Można Po zatrudnieniu
Oświadczenie o korzystaniu wyłącznie z legalnego oprogramowania Można Można Można Po zatrudnieniu
Oświadczenie o powierzeniu mienia pracownikowi Można Można Można Przy powierzaniu mienia pracownikowi
Oświadczenie dotyczące warunków przetwarzania danych osobowych Można Można Można Po zatrudnieniu

Ten artykuł znajdziesz po tagach: umowa o pracę

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.