Jak skutecznie negocjować oraz zawrzeć ugodę z dłużnikiem?

Jak negocjować z dłużnikiem?

Jedna z zasad negocjacji o ściągnięcie wierzytelności mówi, że musisz traktować dłużnika przede wszystkim jak partnera. Nie możesz go postrzegać jak swojego wroga. Najwłaściwszą metodą prowadzenia negocjacji przy problemach z dłużnikiem jest strategia rozwiązania problemu. Nie warto kumulować gniewu i skupiać go na osobie dłużnika. Stosując strategię rozwiązania problemu powinieneś stanowczo trzymać się swoich argumentów co do nieodzyskanego długu, aczkolwiek musisz okazać szacunek dłużnikowi w trakcie rozmowy. Negocjator musi spokojnie postępować z dłużnikiem, ale powinien również zdecydowanie zmierzać do ściągnięcia należności. Najważniejsze w tej sytuacji jest partnerstwo, a nie podział na zwycięzcę i pokonanego. Ta metoda ułatwia osiągnąć cel, do którego zmierza negocjacja z dłużnikiem, podpisanie ugody bez sądowego zaangażowania w sprawę oraz spłatę zadłużenia przy jednoczesnym utrzymaniu relacji biznesowych z kontrahentem.

5 zasady dobrych kontaktów z dłużnikiem

1. Skontaktuj się z odpowiednią osobą, która jest upoważniona do podejmowania decyzji o płatnościach w firmie dłużnika, np. Prezes, księgowa, właściciel prowadzonej firmy.
2. Używaj jasnych i zrozumiałych słów w rozmowie z dłużnikiem. Musisz być dokładny i szczegółowo określić w jakim konkretnie terminie i miejscu dłużnik powinien uregulować swoje zobowiązania. Równie ważne określenie jest, w jaki sposób oczekujesz spłaty zadłużenia - np. w ratach, czy jednorazowo.
3. Zadawaj pytania i słuchaj odpowiedzi. Zarzut kłamstwa skierowany do dłużnika po jego odpowiedziach na Twoje pytania zaostrzy konflikt. Powinieneś dopytywać jeżeli czegoś nie zrozumiałeś po to, aby wyjaśnić sytuację. Warto zapisać to o czym mówi dłużnik, aby móc w późniejszym czasie dostrzec nieścisłości i sprzeczności.
4. Gdy zadajesz trudne pytanie, wyjaśnij od razu swoje intencje - jest to szczególnie istotne przy dość trudnych pytaniach z punktu widzenia dłużnika. Dokładne wyjaśnianie sprawy pozwoli Ci na uzyskaniu przewagi. Dłużnik zostanie pozbawiony wszelkich wątpliwości, że może się uchylić od zapłaty. Powinieneś spokojnie rozmawiać z dłużnikiem, przy jednoczesnym stanowczym argumentowaniu swojego stanowiska.
5. Bądź konsekwentny w tym co mówisz. Jeśli zagrozisz konkretnym zachowaniem, musisz być gotowy wprowadzić je w życie. Realizacja obietnicy złożonej przed dłużnikiem, która dotyczy egzekwowania należności nie może być słowem rzuconym na wiatr. Żeby kontrahent poważnie potraktował Twoje słowa, w przyszłości powinieneś być gotowy je zrealizować.

Formy manipulacji ze strony dłużnika

Może się zdarzyć tak, że dłużnik chcąc uniknąć spłaty zobowiązania będzie próbował odwrócić przysłowiowego kota ogonem - po to żeby uniknąć odpowiedzialności za dług. W tym celu może próbować stosować różne zagrywki, które mogą przybrać różną formę:

• Kłamstwo dłużnika - jest najczęstszą formą manipulacji. Opiera się ona na przekazywaniu wierzycielowi fałszywych informacji i wpływaniu w ten sposób na jego decyzje. Jedynym celem takiego zachowania jest odstąpienie windykacji należności przez wierzyciela. Dlatego też dłużnik zalegający z płatnością często może próbować wmówić Ci coś, co nie jest prawdą. Nie powinieneś jednak wtykać dłużnikowi kłamstwa, ponieważ doprowadzi to do pogłębienia konfliktu.

• Dłużnik udaje dobrą wolę - ta strategia opiera na zasadzie wzajemności. Dłużnik przedstawia swoje zaangażowanie w rozwiązanie problematycznej sytuacji, obiecuje zaangażować się w rozwiązanie problemu, gdyż oczekuje, iż wierzyciel będzie bardziej skłonny do ustępstw i zakończenia dalszych działań windykacyjnych. Jako wierzyciel nie powinieneś dopuścić do takiej sytuacji, ponieważ możesz stracić czujność i kontrolę w kwestii odzyskania długu i zanim się obejrzysz może okazać się, że wierzytelność np. się już przedawniła. Dlatego też konsekwentnie dążyć powinieneś do ściągnięcia długu, bez względu na zagrania dłużnika.

• Dłużnik prosi o odrobinę cierpliwości. Taktyka równie często stosowana, jak w przypadku kłamstwa i czasami często też nim związana. Ten sposób zagrywki dłużnika polega na przekonywaniu wierzyciela, żeby ten poczekał jeszcze na uregulowanie należności ze względu na opóźniony przelew za jakąś usługę, a także obiecywaniu, że zaległość zostanie spłacona zaraz po otrzymaniu środków. Oczywiście takie wytłumaczenia nie muszą być od razu kłamstwem, jednak warto w tym zakresie zachować szczególną ostrożność - różne wymówki mogą się ciągnąć w nieskończoność. Dlatego też, gdy dłużnik tłumaczy się w sposób „właśnie w tym momencie wysyłam przelew” - sprawdź to, a w każdym razie daj mu do zrozumienia, że nie dasz się łatwo spławić. Może się również zdarzyć, że dłużnik zaproponuje Ci konkretny termin spłaty długu. W przypadku, gdy zaproponowany przez dłużnika nowy termin zapłaty jest względnie długi, warto podzielić ściąganą należność na kilka krótszych terminów, w których odzyskiwane zostaną konkretne części długu.

• Dłużnik oczekuje współczucia i przedstawia swoją sytuację jako tragiczną oraz stara się w nią zaangażować wierzyciela - wierzyciel może okazać swoje współczucie, ale jednak jego działania muszą być skupione wyłącznie na odzyskaniu kwoty długu. Częstą wymówką jest tłumaczenie, że kontrahenci nie wywiązują się z zobowiązań przez co dłużnik nie jest w stanie uregulować należności w terminie, albo zasłanianie się kontrolami urzędów, co uniemożliwia zapłatę. W takich sytuacjach warto uświadomić dłużnika, że nie tylko on ma swoich kontrahentów, którzy czasami zawodzą, a także nie on sam jest poddawany kontrolom i obowiązkowi płacenia podatków i składek. Dłużnik musi mieć świadomość, że takie wymówki nie są dobrym sposobem na rozwiązanie problemu.

• Czasami dochodzi do sytuacji gdy dłużnik okazuje swoją siłę i stanowczo traktuje wierzyciela chcąc podważyć jego samoocenę. Takie zachowanie dłużnika może znacznie zmniejszyć Twoją siłę negocjacyjną. Nie możesz jednak dłużnikowi dać się zastraszyć. Organizacja i odpowiedni podział pracy musi dokładnie pokazywać jakie obowiązki wykonują poszczególni pracownicy i na jakich szczeblach hierarchii się znajdują. Jest to idealna ochrona przed tą formą manipulacji.

Reakcja i obrona na manipulację dłużnika

Każda rozmowa z dłużnikiem, niezależnie od tego w jaki sposób jest prowadzona - osobiście, telefonicznie, czy mailem, jest elementem procesu negocjacji. Powyżej przedstawiono najczęściej spotykane formy manipulacji, jakie stosują dłużnicy w rozmowach ze swoimi wierzycielami po to, żeby uniknąć odpowiedzialności za dług. Jak reagować na manipulacje dłużnika?

Rozpoznanie intencji dłużnika i kontrolowanie swoich emocji

Aby manipulacja ze strony dłużnika nie była skuteczna, powinieneś rozpoznawać intencje dłużnika, a także kontrolować swoje emocje. Nie powinieneś więc się denerwować, podnosić głosu, ani używać wulgarnych zwrotów. Mimo konfliktu z dłużnikiem, jesteś zobowiązany do szacunku, który pozwoli na pokazanie, że mimo nieporozumień jesteś w stanie dalej prowadzić z nim interesy. Takie zachowanie pozwoli dłużnikowi na poczucie się pewniej i zachęci go do spłaty należności. Oprócz kontroli własnych emocji, jako wierzyciel musisz również wprawić się w wyczucie intencji, jakie ma dłużnik. To sprawi, że przeprowadzana przez Ciebie windykacja będzie skuteczna.

Osobisty stosunek do sprawy

Takie zachowanie bardzo rzadko jest pomocne w trakcie trwania negocjacji z dłużnikiem. Gdy ściągając swoją wierzytelność, nie potrafisz zachować dystansu do sprawy, przestajesz zachowywać się racjonalnie i odpowiednio do sytuacji. Skupiasz się wtedy na swoich emocjach i fakcie, że zostałeś oszukany. W tym przypadku przestaje się liczyć główny cel negocjacji jakim jest odzyskanie długu, a Ty zaczynasz walczyć o godność osobistą. To nie jest droga do rozwiązania problemów z dłużnikiem. Jeśli w stanie zdenerwowania przestaniesz słuchać, do głowy mogą przyjść Ci złe pomysły, a nawet myśli o wycofaniu się ze sporu, a tym sposobem nie odzyskasz długu.

Uległość wobec dłużnika

Jest to emocjonalna pułapka, w którą możesz wpaść podczas rozmów z dłużnikiem. Związana jest z naiwnością, poczciwą wiarą i przekonaniem, że wszyscy są uczciwi i mówią prawdę. Tymczasem ludzie, którzy są zdeterminowani, potrafią w bardzo przekonywujący sposób wygadywać niesamowite rzeczy. Brak konkretnych i stanowczych argumentów, dokładności, używanie zdrobnień, nie sprawdzanie wyjaśnień dłużnika wysyłają sygnały o Twoim lęku i uległości.

Negocjacje online z dłużnikiem

Wykorzystując system Vindicat.pl z łatwością możesz prowadzić z dłużnikiem negocjacje związane z warunkami odzyskania długu. Przy pomocy tego modułu, możesz przedstawić dłużnikowi swoje warunki ugodowego zakończenia sprawy w odniesieniu do konkretnej wierzytelności i zaprosić go do uczestniczenia w negocjacjach. Zaproszony dłużnik ustosunkowuje się do złożonej propozycji i albo składa swoją albo akceptuje przedstawiony model spłat windykowanego długu. O każdym zdarzeniu strony są informowane drogą mailową. Wyklucza to bezpośredni kontakt z dłużnikiem i zmniejsza ryzyko negatywnych prób wpływania na wierzyciela. Pozasądowa ugoda pozwala partnerom biznesowym kontynuować wspólne interesy.

Wykorzystując system windykacji online Vindicat.pl z łatwością możesz prowadzić z dłużnikiem negocjacje związane z warunkami odzyskania długu (zobacz tutaj). Przy pomocy tego modułu, możesz przedstawić dłużnikowi swoje warunki ugodowego zakończenia sprawy w odniesieniu do konkretnej wierzytelności i zaprosić go do uczestniczenia w negocjacjach. Zaproszony dłużnik ustosunkowuje się do złożonej propozycji i albo składa swoją albo akceptuje przedstawiony model spłat windykowanego długu. O każdym zdarzeniu strony są informowane drogą mailową. Wyklucza to bezpośredni kontakt z dłużnikiem i zmniejsza ryzyko negatywnych prób wpływania na wierzyciela. Pozasądowa ugoda pozwala partnerom biznesowym kontynuować wspólne interesy.

3 dodatkowe zasady negocjacji

• Musisz pamiętać, że negocjacje kończą się wraz z momentem osiągnięcia porozumienia, a także jeśli po upłynięciu określonego terminu dla negocjacji dłużnik nie zareaguje lub gdy nie uda się osiągnąć konsensusu.
• Negocjacje mogą trwać najdłużej 21 dni, a rozpoczynają się w momencie wysłania wiadomości do dłużnika z propozycją ugody. Wiadomość jest wysyłana poprzez e-mail, sms, a także pismem, które należy wysłać dłużnikowi listem poleconym.
• Negocjacje nie są przeszkodą dla innych realizowanych czynności prawnych (pozwy, wezwania itp.). Wszystkie te czynności mogą odbywać się równocześnie. Jeśli negocjacje zakończą się sukcesem i podpisaniem ugody wszelkie inne czynności, takie jak np. rozpoczęty proces, zostają automatycznie zakończone.

Jak zawrzeć ugodę z dłużnikiem?

Do zawarcia ugody pozasądowej wymagana jest dobra wola wierzyciela i dłużnika. Za pomocą ugody strony dochodzą do kompromisu idąc na wzajemne ustępstwa odnoszące się do wiążącej ich sprawy, bez konieczności występowania na drogę sądową. Ugoda jest rodzajem umowy, w której strony ustalają dobrowolnie zasady rozwiązania łączącego ich sporu. Jest to najbardziej ekonomiczna forma rozwiązania sporu między przedsiębiorcami. Do zawarcia ugody zaprowadzą Cię tylko skuteczne negocjacje.

Z czego powinna się składać ugoda z dłużnikiem?

Zawarcie skutecznej umowy sądowej wymaga zachowanie pewnych warunków formalnych. Zgodnie z przepisami prawa, aby ugoda pozasądowa była ważna, musi zawierać następujące elementy:

• miejsce i data zawarcia ugody;
• wskazanie stron umowy i ewentualnie ich reprezentantów;
• wskazanie z jakiego stosunku prawnego wynikają zawarte w niej wierzytelności;
• szczegółowe określenie ściąganej wierzytelności, która jest jej przedmiotem oraz wskazanie dokumentów, które ja potwierdzają;
• wskazanie sposobu wykonania zobowiązania oraz innych ustępstw wierzyciela, np.:
  
  • wydłużenie terminu płatności długu (ugoda musi zawierać harmonogram spłat konkretnych rat, mając na uwadze ich wysokość i terminy spłat);
  • o pomniejszenie kwoty długu (wielkość pomniejszenia zależy tylko i wyłącznie od ustaleń stron);
  • podzielenie płatności długu na raty;
  • umorzenie części lub całości odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie;
  • wycofanie ewentualnie złożonego pozwu z sądu.

W procesie negocjacji ustępstwa wierzyciela mają charakter warunkowy, są zależne od spełnienia przez dłużnika jego zobowiązań wyrażonych w ugodzie. Z treści ugody powinno wynikać również, iż zrzekasz się dochodzenia wszelkich innych roszczeń związanych z przedmiotem ugody w przyszłości. W ugodzie konieczne jest szczegółowe określenie wierzytelności, która jest jej przedmiotem.

W ugodzie warto również zapisać:

• zabezpieczenie wykonania ugody przez dłużnika - nie jest to niezbędny warunek ugody, ale może być przydatny i zwiększyć skuteczność windykacji, gdyby dłużnik nie wykonywał warunków ugody. Zabezpieczenie wykonania umowy może wystąpić jako:
  
  • ustanowienie na rzecz wierzyciela hipoteki albo zastawu rejestrowego do wysokości kwoty objętej ugodą;
  • zawarcie z dłużnikiem umowy przewłaszczenie na zabezpieczenie określonej rzeczy lub weksla In blanco;
• przepisy końcowe, np. wybór prawa właściwego, wybór sądu, sposób zmiany umowy, liczba egzemplarzy oraz ewentualnie sposób informowania wierzyciela o wykonywaniu ugody przez dłużnika.

W treści ugody możesz wpisać klauzulę informującą o zrzeczeniu się przez wierzyciela zarzutów w stosunku do dłużnika, jak również oświadczenie dłużnika, iż towar lub usługa, która została mu dostarczona, były zgodne z umową. Oświadczenie potwierdzające wyczerpanie wszystkich roszczeń wierzyciela wypływających z konkretnego stosunku prawnego jest klauzulą ochronną dla dłużnika.

Ugoda z dłużnikiem w systemie windykacji online

Po pozytywnie zakończonych negocjacjach online w systemie Vindicat.pl, strony mogą zawrzeć umowę ugody. Ugoda, która zostanie zawarta w tej formie, spełnia wymagania zawarte w art. 917 Kodeksu cywilnego, ponieważ nie zawiera on szczegółowych uregulowań odnoszących się do formy ugody, chyba że ustawa wymaga w danym przypadku szczególnej formy dla stosunku prawnego stanowiącego podstawę ugody.

Strony mogą skorzystać z możliwości wydrukowania wygenerowanej w systemie Vindicat.pl umowy ugody i podpisania jej. Tak zawarta ugoda jest podstawą do wystąpienia przeciwko dłużnikowi do sądu z pozwem w postępowaniu nakazowym, w wypadku nie realizowania przez niego postanowień ugody. Zaznaczyć trzeba, że również przed sądem można dojść do konsensusu i podpisać ugodę sądową.

Ten rodzaj postępowania stawia wierzyciela w pozycji uprzywilejowanej z uwagi na obniżenie wymaganej opłaty sądowej (1/4 wysokości opłaty liczonej według przepisów ogólnych), jak również wprowadza wobec dłużnika wymóg wniesienia pozostałej części opłaty (3/4 opłaty sądowej liczonej według zasad ogólnych) w przypadku chęci odwołania się przez niego od wydanego nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Istotne z punktu widzenia wierzyciela jest również to, że zawarcie umowy ugody przerywa bieg przedawnienia oraz potwierdza uznanie długu przez dłużnika.

Masz pytania na temat windykacji?

Zapytaj eksperta

Zadzwoń: 796 123 124

Mateusz Jakóbiak

prawnik

Potrzebujesz wsparcia?
Chętnie odpowiem na Twoje pytania.

Zobacz także artykuły podobne:

Pomoc de minimis

Fakturowanie online? Poznaj nowe rozwiązania

Jak wybrać kredyt bankowy dla firmy?

Zaliczka a zadatek