Krok 6 z 6

Określ siedzibę Twojej firmy oraz jej optymalną lokalizację

Ostatnia aktualizacja: 2017-01-02 | Średni czas czytania: 05:07

Jeśli masz już pomysł na biznes, zdefiniowałeś swoje cele, określiłeś wszystkie za i przeciw, odkryłeś swoje mocne i słabe strony, przeanalizowałeś rynek - to czas, zastanowić się nad tym gdzie będzie się znajdować Twoja siedziba firmy. Czy w ogóle wiesz gdzie otworzyć firmę? A może otworzysz wirtualne biuro lub siedziba firmy znajdzie się w Twoim domu? Jeśli jednak konieczny będzie wynajem lokalu/biura, zastanów się nad konkretną lokalizacją miejsca prowadzenia działalności. Wbrew pozorom to jest bardzo istotny element przyszłego sukcesu Twojego biznesu.

W artykule znajdziesz:

Siedziba firmy w Twoim domu lub mieszkaniu
Wynajem lokalu
Wirtualne biuro

Siedziba firmy w Twoim domu lub mieszkaniu

W zależności od prowadzonego biznesu zastanów się czy w ogóle opłaca Ci się wynajmować lokal lub biuro. Zastanów się nad taką możliwością w przypadku gdy:

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą
Nie potrzebujesz dodatkowej przestrzeni lub magazynów na np. przechowywanie towaru, lub osobnych biur dla zatrudnionych przez Ciebie pracowników
Jeśli prowadzisz jedynie działalność świadczącą głównie usługi przez internet np. tłumaczenia, projektowanie grafiki, programowanie czy usługi marketingowe
Jeśli nie potrzebujesz pomieszczenia do spotkania z Twoimi klientami, bo sam do nich dojeżdżasz np. naprawa komputerów czy innego sprzętu, prezentacje handlowe

Wynajmowanie biura zawsze wiążę się z dodatkowymi kosztami, na które nie każdy może sobie pozwolić w szczególności na początku prowadzenia swojej działalności. Jeśli np. nie zatrudniasz jeszcze pracowników, prowadzisz jednoosobową działalność, dysponujesz dużą powierzchnią mieszkalną, zastanów się czy warto będzie inwestować środki w siedzibę firmy, skoro możesz otworzyć biuro w domu i przeznaczyć do tego celu np. jeden pokój w swoim domu. Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie działalności w swoim prywatnym domu, masz obowiązek zgłoszenia tego faktu do Urzędu Gminy w celu ustalenia czy spowoduje to przekształcenie domu w lokal użytkowy. Gmina może bowiem (ale nie musi) nałożyć na Ciebie większy podatek od nieruchomości dotyczący jednak tylko i wyłącznie powierzchni firmowej. Wysokość podatku zależy od wielkości pomieszczenia jakie przeznaczysz na swoja działalność, oraz od ustaleń Rady Gminy. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stawki określa Rada Gminy.

Przykładowo w 2017 r. maksymalne roczne stawki podatku od nieruchomości wynosiły odpowiednio:

0,89 zł - za 1 m² powierzchni użytkowej związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków
22,66 zł - od budynków lub też ich części przeznaczonej na prowadzenie działalności gospodarczej za 1 m² powierzchni użytkowej

Wynajmowanie biura to tylko jeden z elementów, które składają się na koszty przedsiębiorstwa. Sprawdź, ile kosztuje założenie i prowadzenie firmy.

Podkreślam, że stawki wyżej wymienione są maksymalne! Oznacza to, że nie we wszystkich Gminach mogą one tyle wynosić. To zależy od ustaleń Rady Gminy. Płatności należy dokonać w Urzędzie Gminy.

Prowadzenie biura we własnym domu, wygląda to następująco:

Plusy prowadzenia działalności gospodarczej we własnym domu:

Możliwość odliczenia kosztów eksploatacji, np.:
Jeśli Twoje mieszkanie ma powierzchnię 70 m2, a biuro wyznaczone pod działalność 15 m2, to będzie można odliczyć ok. 21 proc. opłat, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. W te koszty wliczają się media, a także np. opłaty ponoszone za wywóz śmieci. Należy oddzielić natomiast rachunek za internet – powinien być rozliczany na firmę, oraz telefon.
Możliwość odliczenia kosztów remontu i amortyzacji środków trwałych, np.:
Jeśli mieszkanie lub dom wymagał remontu w celu przystosowania pomieszczenia pod firmę, można takie koszty odliczyć od podatku, oczywiście pod warunkiem zachowania wszystkich potrzebnych faktur.

Minusy otwarcia siedziby firmy we własnym domu/mieszkaniu:

Wyższe koszty opłat wnoszonych do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej/wyższy podatek od nieruchomości w przypadku urządzenia biura w domu
Niezadowoleni sąsiedzi – w przypadku biura w mieszkaniu i dużego ruchu klientów
Wizerunek i odpoczynek:
Warto zastanowić się nad tym czy będziesz w stanie oddzielić od siebie pracę i odpoczynek skoro jedno i drugie realizujesz w tym samym miejscu. Jeżeli planujesz w swoim domu przyjmować klientów – zastanów się jak to wpłynie na wizerunek Twojej firmy.
Lokalizacja:
Niekiedy dom znajduję się np. na obrzeżach miasta. Jeżeli zależy Ci, aby Twoja siedziba była w optymalnej lokalizacji pod względem komunikacyjnym, to pomysł takiego usytuowania biura nie wydaję się być najlepszy pod tym względem.

Zapoznaj się również z artykułami:
- Jak dobrze zorganizować miejsce pracy w domu lub biurze
- Praca w domu, czyli jak zarabiać w internecie

To tylko kilka podstawowych kwestii, które musisz przemyśleć decydując się na zorganizowanie Twojego biura w domu lub mieszkaniu.

W prowadzeniu biznesu nie tylko siedziba ma znaczenie.
Dowiedz się, jakie są plusy i minusy prowadzenia własnej firmy.

Wynajem lokalu

Jeśli nie zdecydowałeś się na to, aby siedziba Twojej firmy znajdowała się w domu/mieszkaniu, bądź nie masz na to warunków, warto zastanowić się nad inną alternatywą jaką jest wynajem lokalu. Jako właściciel firmy powinieneś wiedzieć, że dobra lokalizacja może wpłynąć w dużej mierze na Twój sukces lub porażkę. Przy wyborze miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinieneś wziąć pod uwagę kilka czynników. Mianowicie:

konkurencja: upewnij się czy w pobliżu miejsca w którym chcemy żeby znajdował się nasz sklep, punkt usługowy, biuro itd. (w zależności od działalności jaką chcemy podjąć), nie znajduje się podobna działalność gospodarcza, która może stać się Twoją bezpośrednią konkurencją. Z drugiej jednak strony bliska lokalizacja kilku konkurentów może być stymulująca również dla Twojego biznesu – klienci lubią porównywać produkty i usługi.
analiza ruchu: upewnij się czy miejsce w którym chcesz zlokalizować siedzibę Twojej działalności gospodarczej jest dobrze widoczne z ulicy, czy są obok miejsca parkingowe, czy nic nie utrudnia dojazdu do siedziby, czy znajduję się w rejonie dużego ruchu, czy lokal jest łatwo dostępny np. dla osób niepełnosprawnych
rejonizacja: upewnij się czy Twój sklep, punkt usługowy, biuro itd. znajduje sie w strefie zatwierdzonej dla tego typu działalności gospodarczej
czynniki demograficzne: upewnij się czy ludność zamieszkała w pobliżu siedziby Twojej firmy może być Twoimi potencjalnymi przyszłymi klientami, czy dane demograficzne osób zamieszkałych w pobliżu Twojego biznesu będą pasować do Twojego biznesu np. ulokowanie salonu piękności na osiedlu na którym mieszka dużo młodych osób może być dobrym pomysłem
połączenia komunikacyjne: upewnij się czy w pobliżu Twojej przyszłej siedziby firmy są np. przystanki autobusowe i łatwo dostępne środki komunikacji miejskiej
miejsca parkingowe: upewnij się czy w pobliżu Twojej siedziby firmy znajdują się miejsca parkingowe: płatne czy bezpłatne, tak aby Twój klient mógł bezproblemowo zaparkować samochód. A może masz własny parking?

Jeśli już masz wybraną lokalizację siedziby Twojej firmy, przeanalizowałeś powyżej wymienione czynniki, warto zwrócić uwagę na prawną formę zabezpieczenia takiego lokalu na wypadek gdyby najemca się rozmyślił i nie wynajął Ci lokalu. Zawsze należy się kierować zasadą ograniczonego zaufania - jak czegoś nie ma na piśmie to takie ustalenie nie obowiązuje. Dlatego też powinieneś zawrzeć umowę najmu lokalu. Umowa taka zawierana jest pomiędzy najemcą a wynajmującym. Najemca oddaje w odpłatne użytkowanie lokal wynajmującemu na określony czas w ustalonej cenie. Przykładowy wzór takiej umowy zawierający najistotniejsze informacje: http://g.infor.pl/wj/portal/wieszjak.pl/umowy/wzory-umow/umowa_najmu_lok_uzytk_wyp.pdf

Warto zwrócić uwagę na to czy do umowy najmu są wliczone media, czy też musisz za nie oddzielnie płacić (dodatkowo do kosztów najmu dochodzą w takim wypadku opłaty licznikowe). Umowy najmu można zawierać na czas nieokreślony lub oznaczony, w zależności od potrzeb stron i ich interesów. Umowy najmu na czas nieokreślony można wypowiadać z zachowaniem ustalonego w umowie terminu wypowiedzenia (na co należy zwrócić uwagę zawierając taką umowę). Umowy najmu na czas oznaczony można wypowiadać tylko z przyczyn wskazanych w umowie, bądź w ustawie.

Ważna jest lokalizacja miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – w zależności od tego jaki rodzaj działalności prowadzisz. Z tym wiążą się dodatkowe koszty, ponieważ lokale „w centrum” są droższe niż lokale „na obrzeżach” miast.

Wirtualne biuro

Jeśli nie masz możliwości urządzenia swojego biura we własnym mieszkaniu/domu, nie stać Cię na wynajem odrębnego lokalu, warto zastanowić się nad „wirtualnym biurem” - virtual office.

Co to jest wirtualne biuro? Wirtualne biuro daje możliwość ulokowania siedziby Twojej firmy bez konieczności Twojej fizycznej obecności w nim. To znaczy, że możesz prowadzić swoją firmę mobilnie, przez Internet, w domu, a virtual office gwarantuje Ci adres korespondencyjny, numer telefonu, często też wirtualne biura oferują wynajęcie sali konferencyjnej na godziny w przypadku konieczności spotkania się z klientami. Często właściciel biura wirtualnego oferuję także prowadzenie księgowości bądź porad prawnych a wszystko to w cenie od 100-120 zł netto miesięcznie w zależności jak bardzo rozbudowany jest wybrany przez Ciebie pakietu usług.

Usługa wirtualnego biura świetnie się sprawdza w przypadku działalności, które opierają się głównie na usługach prowadzonych za pomocą internetu (tłumaczenia, programowanie, e-marketing itp.), gdzieprzedsiębiorca nie musi „fizycznie” przebywać w biurze aby móc świadczyć usługę. Trzeba mieć na uwadze fakt, że w takim lokalu może być zarejestrowane od kilku do nawet kilkunastu firm jednocześnie. Powierzchnia wynajmu lokalu jest niewielka. Często wynosi jedynie 10 m2 lub jeszcze mniej.

Uwaga! Istnieją ryzyka prowadzenia działalności w ramach wirtualnego biura. Ze względu na to iż często wirtualne biura wynajmują osoby które prowadzą fikcyjną działalność i chcą jedynie wyłudzić niezależny zwrot podatku VAT, tego typu biurami często interesuje się Urząd Skarbowy czego wynikiem mogą być problemy z uzyskaniem numeru NIP przez spółkę której siedziba znajduję się w wirtualnym biurze.
Dodatkowo Twoja firma może być niekiedy postrzegana jako mniej wiarygodna.

Zadbaj o swoją wiarygodność i dowiedz się, jak sprawdzić wiarygodność innych w artykule: Jak sprawdzić wiarygodność partnerów biznesowych w Polsce i w UE?