Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
Co to jest duplikat faktury?
Duplikat faktury jest fakturą ponownie wystawioną z takimi samymi danymi zawartymi w fakturze pierwotnej, która zaginęła lub uległa zniszczeniu. Ponownie opatrywana faktura opatrzona jest wyrazem „duplikat”. Duplikat faktury można zdefiniować jako dokument „odtwarzający” dane zawarte w zaginionej lub zniszczonej fakturze. Faktura ponownie wystawiona ma takie same znaczenie, jak faktura pierwotna, ponieważ dokumentuje dokładnie to samo i w ten sam sposób uprawnia do odliczenia podatku naliczonego.
Oprócz wystawiania duplikatów faktur, można wystawiać również duplikaty not korygujących.
W przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury, należy postarać się o jej duplikat, ponieważ skutki nieposiadania faktury zakupowej mogą być daleko idące. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania faktur, które potwierdzają nabycie towarów i usług, ponieważ to one uprawniają do odliczenia podatku VAT naliczonego za dany okres. Oprócz tego obowiązkiem przedsiębiorcy jest również przechowywanie dokumentów przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku - jest to okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Brak faktur albo ich duplikatów powoduje, że przedsiębiorca musi dokonać korekt w deklaracjach VAT, w których odliczył podatek na podstawie faktur, których nie posiada ze względu na ich zniszczenie, zagubienie lub kradzież.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Sytuacje, w których możemy wystawić duplikat faktury reguluje ustawa o podatku VAT. Zgodnie z tymi przepisami wygląda to w następujący sposób:
1. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury podatnik albo upoważniona przez niego osoba wystawia fakturę ponownie na podstawie danych zawartych w fakturze nabywcy.
Przykład:
We wrześniu 2017 r. wystawiona została faktura dokumentująca sprzedaż towarów. W listopadzie okazała się, że w wyniku zalania pomieszczenia z dokumentami sprzedawca (podatnik) utracił wystawioną we wrześniu fakturę. Może on teraz wystawić duplikat faktury na podstawie danych z faktury, którą posiada nabywca.
2. W przypadku, gdy fakturę zgubi lub zniszczy nabywca, to on powinien się zwrócić z wnioskiem do podatnika, czyli osoby, która pierwotnie wystawiła fakturę, o wystawienie duplikatu faktury na podstawie danych zawartych w fakturze, którą posiada podatnik. Przepisy nie regulują kwestii formy wniosku o ponowne wystawienie faktury - może więc być to również prośba ustna.
Przykład:
W maju 2017 r. podatnik kupił towar od innego podatnika. W czerwcu otrzymał fakturę potwierdzającą tę transakcję. Dokonując rozliczeń za maj okazało się, że faktura zaginęła. Nabywca, czyli podatnik, który kupił rower zwrócił się do podatnika, który wystawił mu fakturę, o wystawienie duplikatu faktury na podstawie danych z faktury, której jest w posiadaniu.
Wystawienie duplikatu faktury jest możliwe tylko przez wystawcę pierwotnego. Nie jest więc możliwe stworzenie sobie samemu duplikatu faktury, na przykład na podstawie skanu lub PDF.
Wystawić ponownie fakturę może również na wniosek podatnika:
- nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
- wystawiający notę korygującą.
Faktura wystawiana jest zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą posiada nabywca lub zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika.
Również organ egzekucyjny albo komornik sądowy może wystawić duplikat faktury na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w ich posiadaniu lub na podstawie danych zawartych w fakturze będącej w posiadaniu dłużnika albo nabywcy.
Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać oznaczenie DUPLIKAT oraz datę, w którym została ona ponownie wystawiona.
Zobacz również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
- Rachunek a faktura VAT
- Faktura zaliczkowa
- Faktura uproszczona
- Wystawienie faktury po terminie
Księgowanie duplikatu faktury
Wiemy już, że w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury musimy wystąpić o wystawienie duplikatu faktury, ponieważ faktura jest podstawą uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, a także mamy obowiązek przechowywania dokumentów do czasu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Jednak co musimy zrobić, gdy już otrzymamy duplikat faktury? Czy trzeba ją zaksięgować, a jeśli tak, to jak to zrobić?
W przypadku, gdy wystawienia duplikatu faktury żąda nabywca, którego faktura została zagubiona lub zniszczona, duplikat u wystawcy można podpiąć pod fakturę pierwotną - oznacza to, że duplikat nie spowoduje żadnych zmian w zakresie księgowania zarówno u wystawcy, jak i u nabywcy, ponieważ dana faktura została już zaksięgowana pod określoną datą, a jej duplikat jedynie potwierdza zaistniały stan.
Inaczej będzie w przypadku duplikatu faktury, która nie dotarła do nabywcy bo na przykład została zagubiona w transporcie. Wtedy ponownie wystawiona faktura będzie księgowana tak, jak zwykła faktura. Z kolei jeśli dokument zaginął po jego dostarczeniu i został już zaksięgowany, to duplikat będzie miał swoje miejsce w miejscu zagubionej faktury.
Zaginiona faktura u sprzedawcy towarów lub usług nie zobowiązuje go do wystawienia duplikatu oraz nie zmienia to w żadnym zakresie księgowania. Brak dokumentu wyjaśnia się notą. Jednak sprzedaży z zagubionych faktur nie można rozliczać w późniejszym terminie, niż w terminie wystawienia noty o zagubieniu dokumentu.
Przeczytaj również artykuły:
- Programy do wystawiania faktur online ranking
- Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?
- Najlepszy i najtańszy program do wystawiania faktur online
Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury
Ustawa o podatku VAT nie wskazuje terminów, w jakim należy odliczyć podatek z duplikatu faktury, w związku z tym należy stosować zasady ogólne. Odliczenia podatku VAT można więc dokonać w rozliczeniu za ten okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Terminy te jednak przedstawiają się inaczej, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z fakturą zgubioną, czy z fakturą niedostarczoną do adresata.
Duplikat faktury zniszczonej lub zaginionej
Odliczenie podatku VAT na podstawie faktury pierwotnej, która następnie uległa zniszczeniu lub zaginięciu nie zobowiązuje podatnika do korekty, jeżeli został wystawiony duplikat. Dzieje się tak dlatego, że duplikat faktury jest potwierdzeniem poprzednio zaksięgowanej operacji, w związku z tym nie powoduje to żadnych dodatkowych obowiązków.
Przykład:
Wystawiona faktura w grudniu 2017 r. dotarła do nabywcy towary, ale została zniszczona w wyniku zalania kawą, co doszczętnie rozmazało na niej nadruk. Sprzedawca na wniosek nabywcy sporządził duplikat faktury w lutym 2018 r. W przypadku, gdy nabywca odliczył już naliczony podatek VAT na podstawie faktury, która następnie uległa zniszczeniu, to duplikat tej faktury jest tylko potwierdzeniem prawa do odliczenia tego podatku.
Duplikat faktury niedostarczonej do adresata
Na podstawie przepisów ustawy o podatku VAT należy stwierdzić, że jeżeli oryginał faktury nie dotarł do nabywcy, to nie powstaje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego. W takiej sytuacji duplikat faktury jest traktowany jako faktura pierwotna, która dopiero gdy zostanie otrzymana będzie stanowiła podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
Przykład:
Faktura sporządzona w grudniu 2017 r. nie dotarła do nabywcy. Na wniosek nabywcy, sprzedawca sporządził duplikat faktury w lutym 2018 r. Dlatego, że pierwotna faktura nie może być podstawą do odliczenia podatku naliczonego, nabywca będzie mógł to zrobić dopiero po otrzymaniu jej duplikatu.
Faktura jest podstawowym dokumentem, który udowadnia zawarcie określonej transakcji gospodarczej. Możliwość uzyskania duplikatu faktury pozwala na odzyskania utraconych faktur, co chroni przedsiębiorcę przed negatywnymi skutkami braku dokumentów, których ma obowiązek przechowywać.
Oceń ten artykuł:
