Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura?
Co musi zawierać faktura VAT
Obowiązkowe elementy, które muszą znaleźć się na fakturze VAT określa ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej przepisami, faktura VAT powinna zawierać:
Datę wystawienia - data to podstawowy element każdego dokumentu. W obrocie raczej nie zdarza się, żeby nie była umieszczana na dokumentach jednak mimo to ustawodawca zdecydował się wskazać ten element jako obowiązkowy na fakturze VAT.
Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę - każda faktura ma swój numer oznaczający kolejność, w jakiej była wystawiona.
Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy - określenie stron, to tak samo jak data, jest oczywistym elementem każdego dokumentu. Prawidłowo wystawiona faktura powinna więc identyfikować zarówno nabywcę, jak i sprzedawcę towaru lub usługi.
Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku - chodzi tutaj o numer NIP, który jest numerem identyfikującym podatnika będącego osobą prawną lub numer PESEL, który identyfikuje podatników będących osobami fizycznymi.
Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi - podobnie jak w powyższym punkcie, numer o który chodzi to numer NIP lub PESEL.
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury - zawierając transakcję może zdarzyć się tak, że fakturę wystawisz w innym terminie niż dostarczysz towar, czy otrzymasz zapłatę. W takiej sytuacji obie daty muszą znaleźć się na fakturze - zarówno data wystawienia faktury, jak i dostarczenia towaru, usługi czy otrzymania zapłaty.
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi - faktura VAT jest zawsze wystawiana za sprzedaż określonego towaru lub wykonanie konkretnej usługi. Dlatego też należy w niej nazwać towar lub usługę, za którą jest wystawiona.
Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług - obliczenie należności za towar lub usługę obliczamy na podstawie ilości sprzedanego towaru lub usługi. W przypadku towaru wskazujemy ilość sprzedanego towaru, sprawa jest więc prosta. Natomiast w przypadku usług wskazuje się zakres ich wykonania.
Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto) - cena jednostkowa oznacza ile kosztuje dany towar za sztukę. Cena netto jest ceną bez podatku VAT, w tym miejscu więc nie wskazujemy jego wysokości.
Kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto - ten element faktury VAT związany jest ściśle z ceną jednostkową towaru lub usługi. Faktura VAT powinna uwzględniać wszelkie opusty i rabaty, które miały wpływ na cenę danych towarów lub usług. Wysokość opustów i rabatów należy wskazać oddzielnie pod warunkiem, że nie zostały one wskazane przy pozycji określającej cenę jednostkową.
Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) - aby określić wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług należy zsumować wszystkie ceny jednostkowe. Otrzymany wyniki to całkowita wartość sprzedaży netto, czyli bez kwoty podatku VAT.
Stawka podatku - stawka podatku to wskaźnik, który służy obliczeniu wysokości należnego podatku.
Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku - faktura powinna zawierać wykaz, w którym znajdzie się suma sprzedaży netto z podzieleniem jej na sprzedaż towarów objętych konkretnymi stawkami ora uwzględniający sprzedaż zwolnioną od podatku.
Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku - faktura VAT powinna zawierać określoną sumę podatku VAT wraz z podziałem na poszczególne stawki, którymi objęte są dane towary lub usługi.
Kwota należności ogółem - jest to należna kwota za sprzedane towary lub świadczone usługi łącznie z podatkiem VAT.
Powyżej wskazane elementy faktury VAT są elementami obowiązkowymi na każdej fakturze. Poza nimi ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje dodatkowe elementy, które należy wskazać w określonych ustawą przypadkach. Ustawę o podatku VAT znajdziesz pod adresem: prawo.sejm.gov.pl.
Uwaga! Sprzedając towary lub usługi na rzecz innej firmy, w każdym przypadku jesteś zobowiązany do wystawienia faktury, która powinna zawierać wszystkie powyżej wskazane elementy. Inaczej natomiast jest w przypadku sprzedaży osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W takim wypadku do wystawienia faktury VAT będziesz zobowiązany wówczas, gdy klient o to poprosi. Faktura wystawiana dla osoby prywatnej powinna zawierać wszystkie dane jakie zostały powyżej wskazane, z wyjątkiem numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Dodatkowe elementy faktury VAT
Dodatkowe elementy faktury VAT odnoszą się faktur, które są wystawione w przypadkach wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej przepisami, dodatkowymi elementami faktury VAT są:
- wyrazy „metoda kasowa” - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty;
- wyraz „samofakturowanie” - w przypadku faktur dokumentujących dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzez podmiotu nabywającego towary lub usługi wystawianych przez podmiot nabywający w imieniu sprzedawcy;
- wyrazy „odwrotne obciążenie” - w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi;
- wskazanie podstawy zwolnienia od podatku w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku;
- nazwa i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwa dłużnika oraz jego adres - w przypadku faktury dokumentującej dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy;
- w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych) lub liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających) - w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środku transportu.
Oznaczenie faktury VAT wyrazami takimi jak „Kopia/Oryginał” czy „VAT” nie jest obecnie wymagane, a w każdym razie nie wpływają na poprawność faktury.
Faktura uproszczona
Obecnie czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni z VAT mają możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych, o ile kwota nie przekracza równowartości 100 euro. Faktury uproszczonej nie możesz jednak wystawić dokonując sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Należy przy tym pamiętać, że wystawienie faktury uproszczonej jest prawem, a nie obowiązkiem, zatem nawet niewielką kwotę sprzedaży możesz udokumentować zwykłą fakturą VAT.
Co zawiera prawidłowo wystawiona faktura uproszczona? Na fakturze uproszczonej, podobnie jak na zwykłej fakturze VAT, powinny znaleźć się następujące dane:
- data wystawienia,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia,
- kolejny numer,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika, a także jego adres,
- numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług (np. numer NIP),
- nazwa towaru lub usługi,
- kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności jeśli zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- stawki podatku VAT,
- kwota należności ogółem.
Faktura uproszczona nie musi zawierać takich informacji jak imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adresu, ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto oraz kwoty należności netto.
Podpis na fakturze VAT
Zgodnie z przepisami wprowadzonymi na podstawie dyrektyw Unii Europejskiej, aby faktura mogła zostać uznana za dokument księgowy, nie wymaga podpisu. Oznacza to, że niepodpisana faktura VAT nie powoduje nieważności dokumentu. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie ułatwieniem dla przedsiębiorców, ponieważ mogą oni swobodnie przesyłać faktury drogą elektroniczną bez konieczności ich drukowania i podpisywania.
Zasadą jest więc brak konieczności podpisania faktury. Możemy wyróżnić jednak trzy sytuacje, w których faktury wymagają podpisu. Należą do nich:
- faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT-RR),
- faktury korygujące (na minus),
- noty korygujące.
Mimo braku obowiązku podpisywania faktur, warto jednak opatrywać faktury VAT podpisem. Dokument podpisany będzie trudniej podważyć w razie konieczności windykacji długu i dochodzenia roszczeń w przypadku których są trudności w ich odzyskaniu od kontrahenta.
Przeczytaj również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Rachunek a faktura VAT
- Faktura zaliczkowa
- Faktura uproszczona
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
- Najlepszy i najtańszy program do wystawiania faktur online
- Programy do wystawiania faktur online ranking
- Wystawienie faktury po terminie
Konsekwencje nieprawidłowego wystawienia faktury
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wystawianiem faktur, od kilku do nawet kilkuset miesięcznie, a wówczas nie trudno o popełnienie jakiegoś błędu.
Najpoważniejszym błędem na fakturze VAT, który będzie pociągał za sobą największe dla podatnika konsekwencje jest nieumieszczenie na fakturze danych dotyczących numeru NIP. Brak NIP-u oznaczać będzie utratę prawa do odliczenia podatku VAT od tej konkretnej faktury. W przypadku błędnego wystawienia faktury, musisz dokonać korekty faktury. Dopiero wtedy będziesz miał prawo do odliczenia podatku VAT. Błędne dane po stronie sprzedawcy skorygujesz za pomocą faktury korygującej, natomiast błędne dane nabywcy poprawisz dzięki nocie korygującej.
Aby uniknąć błędów na fakturach, warto przy ich wystawianiu posiłkować się danymi z rejestru Głównego Urzędu Statystycznego, który pozwoli Ci na bezbłędną weryfikację danych każdego przedsiębiorstwa.
Przeczytaj również:
- Co grozi za zarabianie bez założenia firmy?
Oceń ten artykuł:
