Faktura zaliczkowa
Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy należy ją wystawić?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym wpłatę zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usług. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług.
W momencie wpłaty zaliczki przez kontrahenta, na podstawie ustawy o podatku VAT powstaje obowiązek podatkowy. W przypadku, gdy Twoim kontrahentem jest inny podmiot gospodarczy, to masz obowiązek udokumentowania wpłaty zaliczki w postaci faktury zaliczkowej. Powinieneś to zrobić do 15 dnia miesiąca następującego po tym miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczę.
Przykład:
Otrzymujesz zaliczkę 24 marca. Fakturę zaliczkową masz obowiązek wystawić do 15 kwietnia.
Jeżeli zaliczkę wpłaca osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, to nie masz obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej - chyba, że osoba ta zażąda wystawienia takiego dokumentu. Jednakże, jeżeli podlegasz obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, to otrzymaną zaliczkę możesz również udokumentować paragonem z kasy. W momencie, gdy pomimo wystawionego paragonu klient poprosi o fakturę, wówczas masz obowiązek ją wystawić, a do jej kopii powinieneś dołączyć oryginał paragonu.
Elementy faktury zaliczkowej
Elementy faktury zaliczkowej zostały wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi przepisami faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- dane takie jak:
- data wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer NIP, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- numer NIP, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka dana jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
- otrzymaną kwotę dostawy,
- kwotę podatku wyliczonego według wzoru: KP = (ZB x SP)/(100+SP)
gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku,
ZB - oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
SP - oznacza stawkę podatku. - dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności:
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- cenę jednostkową netto,
- ilość zamówionych towarów,
- wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku,
- stawki podatku,
- kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Ewidencjonowanie faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa nie jest podstawą do ujęcia przychodu ani kosztu w Księdze Przychodów i Rozchodów. Dotyczy to zarówno dostawcy, jak i nabywcy towaru lub usługi, a wynika to z faktu, że w przypadku faktur zaliczkowych jest różny moment rozliczenia podatku VAT oraz podatku dochodowego. Podatek dochodowy rozliczany jest w momencie wystawienia lub otrzymania faktury końcowej albo dostawy towarów czy zakończenia świadczenia usługi. Co do rozliczenia VAT - następuje ono w momencie otrzymania zapłaty końcowej oraz zaliczki.
Ewidencja faktury zaliczkowej u wystawcy
W momencie zapłaty zaliczki przez Twojego kontrahenta masz obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Dokumentacja dokonania wpłaty musi być dokonana po każdorazowym otrzymaniu zaliczki (może być ich kilka). Jak już dowiedziałeś się powyżej, przyjęcie zaliczki nie należy do przychodu, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku dochodowego powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, ale nie później jak w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Dopiero wtedy fakturę końcową z transakcji lub ostatnią fakturę zaliczkową możesz zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów.
W przypadku otrzymania zaliczki w wysokości na przykład połowy wartości towaru lub usługi, zapłatę tą potwierdzasz fakturą zaliczkową, którą ujmujesz w rejestrze sprzedaży VAT. Następnie podatek VAT rozliczasz w tej części, w jakiej otrzymałeś zapłatę, a pozostałą część nieujętą w fakturze zaliczkowej rozliczasz z faktury końcowej.
Zgodnie z ustawą o VAT: „podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika”.
Ewidencja faktury zaliczkowej u odbiorcy
W przypadku odbiorcy towaru lub usługi, ewidencja faktury zaliczkowej odbywa się na takich samych zasadach jak u jej wystawcy. Co do podatku dochodowego, to fakturę zaliczkową można ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów dopiero gdy faktura będzie potwierdzała ostatnią część zapłaty, bądź gdy została wystawiona faktura końcowa.
Jeżeli chodzi o naliczony podatek VAT, to odbiorca może go odliczyć na zasadach ogólnych - w momencie otrzymania faktury zaliczkowej. Faktura ta również podlega ewidencji w rejestrze VAT.
Zwrot wpłaconej zaliczki
Jak to w transakcjach handlowych, może się również zdarzyć taka sytuacja, że kontrahent zrezygnuje z zakupu towaru lub usługi. W związku z tym pobrana zaliczka będzie musiała zostać zwrócona, a skoro jej pobranie było zaksięgowane w ewidencji VAT, to również jej zwrot musi zostać tam umieszczony. Zaksięgowanie zwrotu zaliczki w ewidencji VAT odbywa się na podstawie faktury korygującej.
Więcej o fakturze korygującej przeczytasz w artykule: Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Zasadniczo, jeżeli przedsiębiorca, który jest dostawcą towaru lub usługi, otrzyma zaliczkę lub całość zapłaty jeszcze przed tą dostawą bądź wykonaniem usługi, to już w momencie otrzymania zapłaty (nawet zaliczki) powstaje obowiązek podatkowy.
Każdą wpłatę, także tą zaliczkową należy udokumentować fakturą. Fakturę zaliczkową wystawia się w przypadku wpłaty części kwoty, chyba że wpłata i realizacja zamówienia rozliczana będzie w tym samym okresie rozliczeniowym.
Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza w tym zakresie wyjątki. Wskazuje ona sytuacje, kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej:
- dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, odkażaniem i czyszczeniem, zamiatania śmieci i usuwania śniegu, innych usług sanitarnych,
- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu i innych usług o podobnym charakterze,
- świadczenia usług ochrony osób, ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa
Nierzadko może zdarzyć się sytuacja, kiedy wystawisz więcej niż jedną fakturę zaliczkową na dany towar lub usługę przed dostawą lub wykonaniem. W takim przypadku musisz pamiętać, że na fakturze końcowej powinieneś ująć numery wszystkich poprzednich faktur, które dokumentują otrzymanie dotychczas udzielonych zaliczek dotyczących danej transakcji.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wskazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura wystawiana po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna ponadto zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, kiedy przyjęte zaliczki pokrywają całość należnej zapłaty nie masz obowiązku wystawiania faktury zaliczkowo - końcowej.
Przykład:
Otrzymujesz w styczniu 20% zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów - masz obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. W lutym otrzymujesz 50% kwoty zamówienia - również dokumentujesz to fakturą zaliczkową. W marcu otrzymujesz pozostałe 30% kwoty przed wydaniem towaru. Faktura z marca jest ostatnim dokumentem potwierdzającym dostawę towaru i w związku z tym musisz wskazać na niej wszystkie wystawione do tego czasu faktury zaliczkowe. W tym przypadku nie musisz wystawiać oddzielnej faktury końcowej, ponieważ zaliczki pokrywają całą należność wynikającą z transakcji.
Jeżeli jednak otrzymana zaliczka nie obejmuje całości transakcji, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi będziesz zobowiązany do wystawienia faktury końcowej w terminie nie później niż 15 dni od momentu wydania towaru lub wykonania usługi.
Przeczytaj również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Rachunek a faktura VAT
- Faktura uproszczona
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
- Najlepszy i najtańszy program do wystawiania faktur online
- Programy do wystawiania faktur online ranking
- Wystawienie faktury po terminie
Oceń ten artykuł:
