Krok 3 z 6

Szczegółowo oszacuj przychody i wydatki planowanej firmy

Ostatnia aktualizacja: 2015-05-20 | Średni czas czytania: 05:45

Przed rozpoczęciem działalności musisz przygotować budżet Twojej inwestycji. Nie możesz działać z założeniem, że jakoś to będzie, bo to najkrótsza droga do upadku. Jeśli nie masz jeszcze budżetu, to zrób choćby zarys. Pamiętaj: „If you fail to plan, you plan to fail”.

W artykule znajdziesz:

Zaplanuj wydatki - koszty prowadzenia firmy
Zaplanuj przychody firmy
Najczęściej popełniane błędy w planowaniu budżetu firmy
6 wskazówek, które pomogą Ci zaplanować budżet firmy
Przygotuj Cash Flow
Oblicz próg rentowności BEP (Break Even Point)

Szczegółowo oszacuj przychody i wydatki planowanej firmy

Planując rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej, powinieneś stworzyć budżet Twojej inwestycji, w którym dokładnie policzysz, ile potrzebujesz środków i jak powinny zostać one wydatkowane, tak, abyś mógł bez problemu rozpocząć i rozwijać Twoją działalność.

Planując budżet musisz wziąć również pod uwagę to, ile środków wpłynie do firmy oraz ile środków jest potrzebnych na jej bieżące funkcjonowanie.

Budżet jest głównym narzędziem zarządzania firmą z punktu widzenia finansów. Pełni on funkcję kontrolną. Dzięki temu można porównać wielkość realnie poniesionych kosztów z kosztami planowanymi oraz wielkość rzeczywistej sprzedaży w stosunku do sprzedaży planowanej. W ten sposób można zidentyfikować przyczyny niepowodzeń i szybko je wyeliminować. Budżet powinien być nastawiony na osiąganie celów (cele sprzedażowe, optymalizacja kosztów itp.). Co więcej, musi być urealnionym planem działania, a nie jedynie zbiorem życzeń.

Postaraj się poświęcić dużo uwagi i czasu na przygotowanie realnego budżetu. Pozwoli to uniknąć wielu problemów w przyszłości i dynamiczniej rozwijać się Twojej firmie. Planując budżet, pamiętaj, że musi on być realny tak, by nie trzeba było go często zmieniać.

Ze stworzonego przez Ciebie budżetu musi jasno wynikać, kiedy osiągniesz próg rentowności (Break Even Point) czyli moment, w którym Twój przychód miesięczny pokryje Twoje miesięczne koszty.

Aby stworzyć budżet musisz przygotować rozbitą na miesiące tabelę, w której po jednej stronie wpiszesz wydatki firmy, a po drugiej stronie jej przychody.

Tworząc budżet, automatycznie budujesz sobie narzędzie do analizy finansowej dotyczącej:

odpowiedniej alokacji środków,
śledzenia przepływów finansowych,
monitorowania kosztów i szukania oszczędności,
przewidywania przychodów i zysków,
przewidywania skutków decyzji (finansowych i gospodarczych),
tworzenia bufora bezpieczeństwa na nieprzewidziane sytuacje.

Przeczytaj również artykuły:
- Skąd wziąć pieniądze na założenie firmy?
- Dotacje z Urzędu Pracy na założenie firmy i rozpoczęcie działalności gospodarczej
- Dotacje z UE na otwarcie firmy i rozpoczęcie działalności gospodarczej
- Źródła bieżącego finansowania działalności gospodarczej

Zaplanuj wydatki - koszty prowadzenia firmy

Na wstępie scharakteryzuj wszystkie obszary koszty prowadzenia działalności gospodarczej konieczne do poniesienia na starcie Twojej firmy, jak również koszty prowadzenia firmy związane z bieżącą jej działalnością. Prawidłowe oszacowanie kosztów pozwoli w przyszłości na poszukiwanie oszczędności. Należy oczywiście realnie oszacować koszty rozpoczęcia działalności, tak byś był w stanie pokryć je z kapitału startowego. Koszty warto podzielić na możliwie małe podgrupy.

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule:
Ile kosztuje założenie i prowadzenie własnej firmy?

Przykładowe kategorie kosztów:

wydatki na pracowników - wypłaty w związku z umowami o prace, jak również w oparciu o umowy cywilno-prawne, ZUSy, premie, prowizje od sprzedaży itp.,
koszty stałe związane z utrzymanie biura – czynsz, rachunki za media, telefony, internet itp.,
ubezpieczenia – zarówno ubezpieczenia majątkowe, samochodów jak i ewentualnie ubezpieczenia zawodowe,
koszty surowców do produkcji,
koszty sprzedaży towarów,
inwestycje - np. zakup nowych maszyn, telefonów komórkowych, wyposażenie biura, oprogramowania,
promocja firmy, utrzymanie domeny, strona www, materiały reklamowe itp.,
szkolenia zawodowe, koszty wdrożenia nowych pracowników, koszty szkoleń BHP itp.,
koszty usług księgowych,
koszty utrzymania i eksploatacji maszyn i samochodów, paliwo itp.,
koszty prawne – doradztwo, usługi prawne, koszty związane z GIODO,
koszty finansowe np. kredyty bankowe, odsetki, koszty związane z kontem bankowym, utrzymanie karty kredytowej itp.,
koszty utrzymania biura - materiały biurowe, tonery, chemia, papier toaletowy itp.,
koszty pocztowe, kurierskie, logistyczne,
koszty windykacji należności,
inne np. alarm, koszty urzędowe lub koszty badań lekarskich pracowników przed przyjęciem do pracy.

W czasie prowadzenia własnej firmy niejednokrotnie pojawia się potrzeba skorzystania z pomocy windykatora. Dla wielu przedsiębiorców jest to spory problem, dlatego dowiedz się więcej na temat odzyskiwania należności w poradniku: Skuteczna windykacja należności, czyli jak odzyskać pieniądze od dłużnika

Przeczytaj również artykuły dotyczące księgowości:
- Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?
- Programy do wystawiania faktur online ranking

Zaplanuj przychody firmy

W przeciwieństwie do kosztów, na początku jest dość trudno oszacować skalę przychodów. Co więcej, po czasie okazuje się zazwyczaj, że w założeniach znacznie rozminęliśmy się z rzeczywistością. Jednakże w planowaniu budżetu firmy lepsza będzie jednak bardzo ogólna analiza przychodów niż jej całkowity brak. Po przeanalizowaniu potencjalnych przychodów lepiej dojść do wniosku, że Twój pomysł wcale nie jest taki świetny, niż popełnić taki błąd w rzeczywistości. Najczęstszym błędem w planowaniu przychodów jest brak założenia sezonowości sprzedaży, przeszacowanie miesięcznego wskaźnika wzrostu przychodów oraz brak lub niedoszacowanie wskaźnika rezygnacji. Poważnym błędem jest również huraoptymizm polegający na założeniu, że wszyscy rzucą się na nasz produkt bez namysłu.

Planując przychody powinieneś dokładnie scharakteryzować ich źródła oraz wyznaczyć cele sprzedażowe na przyszłość. Przychody, podobnie jak koszty, postaraj się podzielić na mniejsze grupy. Musisz realnie oceniać sytuację, ponieważ zbyt duży optymizm może doprowadzić do całkowitego „rozjechania” przychodów i kosztów, co w konsekwencji skutkować może upadkiem firmy.

Planując sprzedaż dokładnie określ:

ilość sprzedaży,
strukturę sprzedaży,
sezonowość.

Planując przychody weź pod uwagę:

poziom cen konkurencji,
wielkość sprzedaży,
koniunkturę rynkową,
strukturę sprzedaży,
sezonowość.

Na etapie realizacji, powinieneś na bieżąco weryfikować stan realizacji sprzedaży w porównaniu z jego planem i natychmiast reagować, jeśli coś będzie odbiegało od założeń.

Przeczytaj również artykuły:
- Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy?
- Jak napisać biznesplan?
- Kasa fiskalna w firmie

Najczęściej popełniane błędy w planowaniu budżetu firmy

opracowanie budżetu firmy w oparciu o błędne lub nieaktualne dane,
zbyt optymistyczne szacowanie przychodów,
brak elastyczności w planowaniu – sytuacja na rynku jest dynamiczna i nigdy nie rozwija się liniowo do naszych wstępnych założeń,
niedoszacowanie kosztów stałych,
niedoszacowanie kosztów pracy (robocizny),
zapomnienie o ujęciu jakichś kosztów w budżecie,
nierealne, w stosunku do sytuacji rynkowej, planowanie zysku,
przeszacowanie popytu na Twoje usługi – zignorowanie siły konkurencji,
brak aktualizacji budżetu w ciągu roku, w sytuacji zmiany warunków np. zmiana przepisów prawa,
brak zapewnienia rezerwy na nieprzewidziane wydatki np. naprawy,
zaplanowanie wydatków inwestycyjnych bez precyzyjnego określenia źródeł ich finansowania,
niedostosowanie niektórych wydatków do wielkości firmy np. założenie zbyt dużych wydatków na reklamę,
przyjęcie błędnej strategii cenowej,
błędy rachunkowe.

6 wskazówek, które pomogą Ci zaplanować budżet firmy

Sprawdź standardy branżowe - nie wszystkie przedsiębiorstwa są podobne, ale istnieją podobieństwa. W związku z tym (o ile to możliwe), przeanalizuj branżę, porozmawiać z kimś, kto ma większe doświadczenie od Ciebie i kto przybliży Ci strukturę kosztów i marż.

Przygotuj arkusz kalkulacyjny - opracuj arkusz do oszacowania, jakie będą konkretne koszty. Skontaktuj się z dostawcami, oszacuj koszty materiałów, ubezpieczeń, wynajmu biura itp.

Wyluzuj trochę - pamiętaj, że w większości pracujesz na danych szacunkowych i nie zawsze da się konkretnie określić poziom danego kosztu. Ważne jest, abyś uwzględnił go, ale nie zadręczaj się. Szacując koszty na wszelki wypadek policz je „z górką”, biorąc poprawkę na ewentualny błąd.

Opracuj plan cięcia kosztów - oszacuj, z których pozycji kosztowych mógłbyś zrezygnować, tak by w sytuacji trudności finansowych obniżyć koszty działalności.

Przeglądaj okresowo budżet - choć budżet przygotowywany jest najczęściej w skali rocznej z rozbiciem na miesiące, to powinieneś go weryfikować przynajmniej raz w miesiącu (lub częściej). Wiele firm działających na bardzo zmiennych rynkach planuje działania w okresach krótszych np. kwartalnych.

Poszukuj nowych dostawców - stale weryfikuj koszty i poszukuj tańszych dostawców lub alternatywnych rozwiązań. Dzięki temu stale będziesz optymalizował swoje koszty.

Przygotuj Cash Flow

Warto również przygotować rachunek przepływów pieniężnych Cash Flow, dzięki czemu będzie możliwe określenie stopnia płynności finansowej. Zarządzanie finansami firmy to bardzo ważny element prowadzenia firmy.

Cash flow można przygotować dwoma metodami:

Metoda pośrednia - polega na przekształceniu bilansu. Jednak trzeba zwrócić uwagę, że bilans to zrzut (obraz) sytuacji finansowej w danym momencie, a przepływy pieniężne mówią o różnicy wynikającej ze zmian bilansowych.
Metoda bezpośrednia - polega na opracowaniu rzeczywistych wpływów i wydatków środków pieniężnych w czasie.

W Polsce zakres wykazywanych informacji, zasady sporządzania oraz jego wzór określa Ustawa o rachunkowości. Rachunek przepływów pieniężnych dzieli się na trzy części ukazujące 3 aspekty działalności przedsiębiorstwa:

przepływy z działalności operacyjnej - podstawowy rodzaj działalności powodujący powstawanie przychodów,
przepływy z działalności inwestycyjnej - działalność polegająca na nabywaniu i sprzedaży aktywów trwałych oraz inwestycji krótkoterminowych,
przepływy z działalności finansowej - działalność, w wyniku której zmianie ulega wysokość i struktura wniesionego kapitału własnego oraz zadłużenia jednostki.

Możliwe przypadki:

	Rodzaj strumieni			Opis przypadku
	Operacyjny	Inwestycyjny	Finansowy	Opis przypadku
1	+	+	+	Dodatnie przepływy pieniężne na wszystkich poziomach. Przedsiębiorstwo gromadzi środki pieniężne na koncie - być może, aby przeznaczyć je na przyszłe inwestycje.
2	+	-	-	Wysoka rentowność a zyski przeznaczane są na rozwój przedsiębiorstwa i spłatę zobowiązań.
3	+	+	-	Typowa sytuacja, gdy mamy do czynienia z restrukturyzacją.
4	+	-	+	Prawidłowa sytuacja w rozwijającym się przedsiębiorstwie.
5	-	+	+	Ujemne przepływy z działalności operacyjnej i dodatnie z pozostałych działalności wskazują na przejściowe trudności jednostki gospodarczej.
6	-	-	+	Sytuacja typowa dla młodych, dopiero rozwijających się przedsiębiorstw.
7	-	+	-	Niedobory gotówkowe przedsiębiorstwa są pokrywane ze sprzedaży aktywów. Jest to niewątpliwie najgorszy przypadek i może oznaczać bankructwo jednostki.
8	-	-	-	Ujemny poziom gotówki we wszystkich poziomach. Nie oznacza jednak bankructwa. Przedsiębiorstwo ma szansę zacząć zarabiać w przyszłości na obecnie dokonywanych inwestycjach.

„+”to dodatnie przepływy, „–” to ujemne przepływy

Temat przygotowywania i liczenia Cash Flow jest dość rozległy. Dużo informacji na ten temat możesz znaleźć w internecie łącznie z przykładami i gotowymi plikami xls (wystarczy tylko wprowadzić własne dane). Nie będę tutaj rozpisywał się szczegółowo w tym temacie.

Oblicz próg rentowności BEP (Break Even Point)

Próg rentowności określa sytuację, w której koszty stałe i koszty zmienne są w całości pokrywane przez przychody ze sprzedaży. Oznacza to, że osiągając ten punkt firma wychodzi na „zero” bilansując koszty przychodami.

Koszty stałe i koszty zmienne różnią się tym, że koszty zmienne reagują na zmianę wielkości produkcji, a koszty stałe nie.

Próg rentowności można wyrazić:

ilościowo (tzn. ile sztuk produktu trzeba sprzedać)

BEP ilościowy = (koszty stałe) / (jednostkowa cena produktu - jednostkowy koszt zmienny)
lub inaczej KS/marża jednostkowa
wartościowo (tj. jaką wartość musi osiągnąć ta sprzedaż)

BEP wartościowy = BEP ilościowy*cena
lub inaczej (KS/marża jednostkowa)*cena

Oprócz progu rentowności możesz również policzyć inne wskaźniki takie jak: Wartość bieżąca netto NPV czy też wewnętrzna stopa zwrotu IRR. Wskaźniki te będą niezbędne do policzenia, jeżeli będziesz chciał np. ubiegać się o kredy bankowy lub zainteresować swoim pomysłem jakiegoś inwestora.

Sposób liczenia i niezbędne wzory możesz znaleźć np. w Wikipedii.
http://pl.wikipedia.org/wiki/Warto%C5%9B%C4%87_bie%C5%BC%C4%85ca_netto http://pl.wikipedia.org/wiki/Wewn%C4%99trzna_stopa_zwrotu

Podsumowanie

Na podstawie wszystkich danych i analiz możesz już stworzyć biznes plan. Musisz pamiętać, aby dokładnie przewidzieć jakie będziesz miał koszty i skąd będziesz czerpał zyski. Oczywiście nie możesz zapomnieć, że pojawią się również nieprzewidziane wydatki. Solidna charakterystyka kosztów działalności pozwoli zmniejszyć ryzyko sytuacji, w której nieprzygotowany budzisz się z ręką w nocniku i musisz dopłacając do swojego biznesu. Nie lekceważ tych rad.