Wezwanie do zapłaty, czyli na czym oprzeć żądanie spłaty należności

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest pismem skierowanym do dłużnika, w którym wierzyciel żąda zapłaty długu w określonym terminie. Wierzyciel wykazuje się tym samym dobrą wolą przez to, że umożliwia dłużnikowi spłatę długu na drodze polubownej bez narażania go na dodatkowe koszty wynikające z postępowania przed sądem. Skierowanie skutecznego pisma do dłużnika jest pierwszym krokiem do odzyskania długu, dlatego zawsze, gdy Twoi dłużnicy zalegają z płatnościami, nie wahaj się wysłać wezwania do zapłaty.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno składać się z następujących elementów:

• oznaczenie pisma - tytułem np. Wezwanie do zapłaty;
• dane dłużnika;
• dane wierzyciela;
• podstawa, na jakiej wierzyciel opiera swoje żądanie - należy tutaj wskazać umowę, czy fakturę VAT, z której wynika należność;
• wysokość długu - tutaj należy wskazać kwotę z jaką zalega dłużnik. Warto zaznaczyć, że po upływie terminu, w którym dłużnik miał obowiązek uregulować zaległość, można rozpocząć naliczanie odsetek o żądać ich zapłaty razem z główną kwotą. Z tytułu niewykonania zobowiązania wynikającego ze stosunku umownego można również żądać równowartości 40€, o czym już była mowa w poprzednim artykule;
• określenie terminu zapłaty;
• podanie numeru rachunku bankowego, na który powinna nastąpić wpłata;
• podpis wierzyciela.

Przepisy prawa, a przede wszystkim Kodeks cywilny, który jest głównym źródłem zobowiązań, nie określa dokładnej formy, ani treści wezwania do zapłaty. Zatem można przyjąć, że takie wezwanie do zapłaty może być dokonane zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Z treści takiego oświadczenia musi jedynie wynikać, że wierzyciel domaga się spłaty zobowiązania oraz na jakiej podstawie.

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Ostateczne wezwanie do zapłaty - często tak nazywane jest pismo, które poprzedza wniesienie przeciwko dłużnikowi pozwu o zapłatę. Jest pismem zawierającym wszystkie dane, które zawiera „zwykłe” wezwanie do zapłaty. Oprócz tych podstawowych informacji, ostateczne wezwanie do zapłaty powinno zawierać dodatkowy element, którym jest poinformowanie dłużnika, że w przypadku nieuregulowania długu w określonym terminie, sprawa zostanie skierowana do sądu. Wcześniejsze wystosowanie wezwania do zapłaty jest w tym kontekście szczególnie ważne. Jeśli jako wierzyciel nie przedstawisz przed sądem ostatecznego wezwania do zapłaty, a dłużnik uzna zaległość i ją spłaci, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że to właśnie Ty zostaniesz obciążony kosztami postępowania sądowego. Wcześniejsze wystosowanie wezwania do zapłaty daje możliwość zakończenia sporu bez konieczności wchodzenia na drogę sądową.

Przepisy prawa nie wskazują ile wezwań do zapłaty możesz wystosować do dłużnika. Jednakże musisz wiedzieć, że w egzekwowaniu należności nie chodzi o ilość, a o jakość wysyłanych pism. Dlatego warto napisać i przekazać dłużnikowi jedno pismo, które spowoduje, że ten spłaci należność.

Więcej o wezwaniu do zapłaty dowiesz się tutaj:
https://vindicat.pl/baza-wiedzy/wezwanie-do-zaplaty-co-jest-i-kiedy-nalezy-je-wyslac/.

Kiedy możesz wezwać do zapłaty?

Zawarcie jakiejkolwiek czynności prawnej, która ma charakter odpłatny charakteryzuje się tym, że płatność w ramach umowy, czy innego stosunku prawnego ma swój termin. Po jego upływie, Twój kontrahent stanie się Twoim dłużnikiem. Już w pierwszych dniach po upływie terminu uiszczenia należności, warto przypomnieć się dłużnikowi, że zalega z płatnością. Zasadą jest, że im wcześniej to zrobisz, tym mniejsze problemy będziesz miał z odzyskaniem długu. Chodzi o to, że jeżeli Twój dłużnik nie ma poczucia, że czuwasz nad swoimi interesami, to może on unikać konieczności zapłaty.

Niestety, wzywanie do płatności ma też swoją drugą stronę medalu. Nie ma określonej dolnej granicy, kiedy możesz wystosować takie wezwanie - możesz to zrobić od razu po upływie terminu płatności, jednak ograniczenie w tym zakresie będzie dotyczyło momentu, kiedy już nie będziesz mógł tego zrobić. Przeszkodą w odzyskiwaniu długu jest instytucja przedawnienia, która oznacza, że po upływie określonego terminu, roszczenie się przedawnia, co uniemożliwia jego dochodzenia.

W egzekwowaniu dość starych długów, bieg terminu przedawnienia może przerwać jedynie pozew wniesiony do sądu, dlatego też z wezwaniem do zapłaty nie ma co zwlekać i należy rozpocząć dochodzenie należności zaraz po upływie terminu do ich uiszczenia przez dłużnika.

Forma wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty może przybrać 3 formy:

1. Tradycyjną, czyli listowne wezwanie do zapłaty. Jest to pismo sporządzone w tradycyjnej, papierowej formie i wysłane listem poleconym. Zdecydowanie jest to sposób najbardziej popularny wśród wierzycieli - być może dlatego, że kojarzy się z urzędowymi pismami, które wzbudzają zaufanie i konieczność dostosowania się do nich.
2. E-wezwanie, czyli wezwanie w formie elektronicznej staje się często wybieraną formą skontaktowania się z dłużnikiem. Przede wszystkim wezwanie w formie elektronicznej przesyłane jest drogą mailową w formie pełnego pisma, ale może to być również krótki komunikat, który będzie wskazywał na żądanie uregulowania należności na określonej podstawie.
3. Forma SMS również jest coraz częściej spotykaną formą zawiadomienia dłużnika o wezwaniu do zapłaty przez wysłanie krótkiej informacji.

To, jaką formę komunikacji z dłużnikiem wybierzesz zależy wyłącznie od Ciebie, jednak zawsze warto zastanowić się nad wadami i zaletami każdej z nich. Być może nie każdy sposób będzie dobry do konkretnego przypadku. Czasami może być niewystarczające skorzystanie z jednej formy, dlatego dla skuteczności warto zastanowić się nad połączeniem tych wszystkich sposobów zawiadomienia dłużnika. Być może większa presja nad kontrahentem będzie lepiej na niego oddziaływała i skłoni go do niezwłocznego oddania długu.

Na jakich dokumentach możesz oprzeć żądanie spłaty długu?

Skuteczność windykacji długów zależy od wielu czynników, choćby od dobrej woli dłużnika, na którą nie masz pełnego wpływu. Istotne jest konsekwentne prowadzenie przez wierzyciela działań ukierunkowanych na odzyskanie długu. Niezwykle ważne jest także posiadanie odpowiedniego zaplecza merytorycznego oraz wiedzy o krokach, które można podjąć w celu odzyskania należności. Pewne jest jednak, że fundamentem efektywnej windykacji należności jest kompletna dokumentacja, potwierdzająca podstawę spłaty długu (czyli wydanie towaru lub wykonanie usługi), wysokość długu i fakt istnienia zaległości, a rodzaj potrzebnych dokumentów każdorazowo zależy od specyfiki wierzytelności. Dopilnowanie sporządzenia odpowiednich dokumentów jest bardzo ważne! Często przedsiębiorcy, wierząc w uczciwość kontrahenta zaniedbują etap formalny, pozbawiając się tym samym możliwości udowodnienia istnienia długu stronom trzecim, np. sądowi.

Windykację długów możesz prowadzić opierając swoje żądania na podstawie takich dokumentów, jak:

• faktura VAT lub rachunek;
• poświadczenia wykonania usługi (wystawione przez odbiorcę, np. protokół odbioru usługi, referencje);
• umowa;
• nota odsetkowa - jest to pismo, z żądaniem zapłaty odsetek za zwłokę w spłacie długu);
• kaucja gwarancyjna - jest to suma złożona jako gwarancja wykonania zobowiązania i ewentualne odszkodowanie. W przypadku wykonania umowy kaucja gwarancyjna jest zwracana;
• nakaz zapłaty;
• rata pożyczki, która wynika z umowy;
• weksel;
• porozumienia, ugody, oświadczenia.

Windykacja tradycyjna a windykacja online

Windykacja tradycyjna opiera się przede wszystkim na wysyłaniu listowną formą wezwań do zapłaty, które mają na celu wyegzekwowanie długu. Wierzyciele najczęściej decydują się na takie rozwiązania, a zwłaszcza wtedy, gdy decydują się na samodzielne prowadzenie windykacji.

Jeżeli jednak wysłane przez Ciebie wcześniejsze wezwania do zapłaty nie przyniosły oczekiwanych rezultatów, to powinieneś rozważyć skorzystanie z pomocy specjalistów, którzy zajmują się windykacją. Zero odzewu ze strony dłużnika może być spowodowane tym, że dłużnik nie traktuje Cię poważnie i nie wierzy, że będziesz skutecznie potrafił wyegzekwować zapłatę. Jednak przedsiębiorcy, jak to w biznesie bywa, szukają sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy w swojej działalności, dlatego zwłaszcza wtedy, gdy dług jest niewielki, rezygnują z pomocy wyspecjalizowanej kancelarii windykacyjnej, która zajmuje się odzyskiwaniem długów. Warto wtedy skorzystać z systemu do windykacji online Vindicat.pl, który oferuje najskuteczniejsze wezwanie do zapłaty na rynku. Wezwanie do zapłaty Vindicat.pl zostało przygotowane przez doświadczonych specjalistów, przez co gwarantuje największą skuteczność. Oprócz tego system Vindicat.pl na każdym kroku zapewnia wsparcie merytoryczne.

Wezwanie w systemie Vindicat.pl wysyłane jest wszelkimi dostępnymi formami komunikacji: SMS, e-mail, a także tradycyjną pocztą.

Wystosowanie wezwania do zapłaty opatrzonego podmiotem specjalizującym się w odzyskiwaniu należności ma swoje zalety, wśród których przede wszystkim wyróżnia się to, że takie pismo utwierdzi dłużnika w przekonaniu, że wierzyciel jest zdeterminowany, żeby odzyskać swoje pieniądze. Taki stan rzeczy wpływa na szybszą spłatę długu. Poza profesjonalnym wsparciem na drodze przedsądowej, wierzyciel ma również profesjonalną pomoc w razie konieczności wstąpienia na drogę sądową.

Pieczęć prewencyjna

Pieczęć prewencyjna jest pieczęcią umieszczaną na korespondencji kierowanej do dłużnika, która informuje, że zapłatę zaległych kwot egzekwuje firma windykacyjna. Pieczęć prewencyjna wywiera największy skutek w sferze psychiki dłużnika, poprzez uświadamianie mu powagi sytuacji. Dyscyplinuje to kontrahentów, gdyż z wyprzedzeniem ostrzega, że wszystkie długi należne danemu przedsiębiorcy są niezwłocznie dochodzone przez specjalistów. Pieczęć taką można umieszczać na fakturach, umowach i innych oficjalnych dokumentach. W systemie windykacji online wszystkie pisma generowane do dłużnika są automatycznie taką pieczęcią opatrzone.

Podsumowanie

Wezwanie do zapłaty jest formą przedsądowego polubownego rozwiązania sporu. Jest pierwszym krokiem do odzyskania należnego zobowiązania i aktualnie krokiem niezbędnym w dochodzeniu należności. Zdarza się, że wezwanie dłużnika do zapłaty nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, przez co konieczne jest domaganie się swoich roszczeń na drodze sądowej - a do skutecznego złożenia pozwu, obowiązkowe jest zawarcie w nim informacji na temat, czy strony podjęły próbę polubownego załatwienia sprawy. Wezwanie do zapłaty spełnia właśnie taką funkcję, więc w razie bezskutecznych wezwań nie będzie nic stało na przeszkodzie do wniesienia powództwa do sądu powszechnego.

Masz pytania na temat windykacji?

Zapytaj eksperta

Zadzwoń: 796 123 124

Mateusz Jakóbiak

prawnik

Potrzebujesz wsparcia?
Chętnie odpowiem na Twoje pytania.

Zobacz także artykuły podobne:

Koszty w działalności gospodarczej

Jak szybko można otworzyć konto firmowe?

Jak wybrać kredyt bankowy dla firmy?

Jakie są rodzaje faktur?