Skuteczna windykacja - sądowa windykacja należności

Postępowanie przed sądem stacjonarnym

Dla spraw o zapłatę pewnej sumy pieniężnej, oprócz zwykłej ścieżki postępowania, przewidziano również 3 tryby: postępowanie nakazowe i upominawcze, których wybór jest dobrowolny oraz postępowanie uproszczone, które w określonych okolicznościach jest obligatoryjne. Wymienione tryby odrębne są korzystną alternatywą skutecznej windykacji ze względu na krótszy czas rozpoznania sprawy oraz niższe opłaty, które się z nimi wiążą, w przeciwieństwie do kosztów postępowania sądowego.

Postępowanie nakazowe

Postępowanie nakazowe jest zapoczątkowywane poprzez złożenie do Sądu Rejonowego lub Sądu Okręgowego pozwu, zawierającego wniosek o rozpoznanie sprawy w tym trybie. Takie postępowanie odbywa się bez udziału stron w rozprawach, a sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie pozwu i załączonych do niego dokumentów. Dokumenty na poparcie żądania mogą być złożone w kopiach. W oryginale należy przedstawić jedynie czeki, weksle, warranty albo rewersy. Pozwany o postępowaniu dowiaduje się w chwili doręczenia mu sądowego nakazu zapłaty (wraz z pozwem i załącznikami).

Katalog sporów, które mogą być rozpatrywane w postępowaniu nakazowym jest ograniczony do dochodzenia roszczeń pieniężnych albo spełnienia świadczenia zamiennego (czyli dostarczenia pewnej ilości rzeczy identycznych). Ustawa wymienia również zamknięty katalog dowodów i tylko nimi możesz udowodnić istnienie długu. Są to:

• dokument urzędowy;
• zaakceptowany przez dłużnika rachunek;
• wezwanie dłużnika do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu;
• zaakceptowane przez dłużnika żądanie zapłaty, zwrócone przez bank i niezaakceptowane z powodu braku środków na rachunku bankowym;
• należycie wypełniony i nie budząc wątpliwości czek, warrant, weksel lub rewers;
• umowa, dowód spełnienia niepieniężnego świadczenia wzajemnego, dowód doręczenia faktury lub rachunku - o ile dochodzone są świadczenia pieniężne lub odsetki określone w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Pozew w postępowaniu nakazowym możesz wnieść także na formularzu. Wniesienie pozwu na urzędowym formularzu jest obowiązkowe w stosunku do przedsiębiorców świadczących usługi:

• pocztowe i telekomunikacyjne;
• przewozu osób i bagażu w komunikacji masowej;
• dostarczania energii elektrycznej, gazu i oleju opałowego;
• dostarczania wody i odprowadzania ścieków;
• wywozu nieczystości;
• dostarczania energii cieplnej.

Nakaz zapłaty zobowiązuje dłużnika do spłaty zadłużenia w przeciągu 14 dni lub wniesienia w tym terminie zarzutów. Jeśli pozwany nie wniesie zarzutów, nakaz zapłaty uprawomocnia się. Jeśli dłużnik wniesie zarzuty, sprawa zostaje przekazana do rozpoznania w trybie zwykłym do sądu I instancji, w zależności od wysokości wartości przedmiotu sporu, Sądu Rejonowego lub Sądu Okręgowego, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę pozwanego. Wniesienie zarzutów od sądowego nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym nie powoduje automatycznie pozbawienia skutków prawnych tego nakazu, lecz zawieszenie go do momentu przeprowadzenia rozprawy, na której sąd zadecyduje, czy nakaz zapłaty uchylić czy podtrzymać. Nakaz stanowi tytuł zabezpieczenia co znaczy, że nawet po wniesieniu zarzutów, komornik na podstawie tego nakazu może dokonać tymczasowego zajęcia długu. To zwiększa szanse na odzyskanie należności, nawet przy złych zamiarach dłużnika.

Postępowanie upominawcze

Postępowanie upominawcze wykazuje wiele podobieństw do postępowania nakazowego. Jest trybem fakultatywnym, rozpoznawanym odpowiednio przed Sądem Rejonowym lub Okręgowym, toczy się bez udziału stron i jest właściwe dla spraw o roszczenia pieniężne. Roszczenia rozstrzygane w tym trybie nie mogą budzić wątpliwości, co znaczy, że muszą być odpowiednio udokumentowane i udowodnione przed sądem. W przeciwieństwie do trybu nakazowego, nie istnieje żaden zamknięty katalog dowodów, które mogą być w tym postępowaniu podnoszone.

Również podobnie jak w trybie nakazowym, w postępowaniu upominawczym wydawany jest nakaz zapłaty. Pozwany dowiaduje się o przeprowadzonym postępowaniu windykacji sądowej w momencie doręczenia sądowego nakazu zapłaty, od którego przysługuje mu sprzeciw. Termin do wniesienia sprzeciwu to 14 dni, a jego złożenie pozbawia nakaz zapłaty mocy. W przeciwnym razie pozwany powinien w tym czasie spłacić należność, a nakaz zapłaty wywołuje skutki takie, jak prawomocny wyrok.

Postępowanie uproszczone

Postępowanie uproszczone jest trybem obligatoryjnym dla wymienionych w ustawie przypadków. Rozpoznawane są sprawy należące do właściwości Sądów Rejonowych, a strony wzywane są na rozprawy. Postępowanie uproszczone kończy się wyrokiem, od którego przysługuje apelacja. W tym trybie pisma takie, jak pozew i odpowiedź na pozew, sprzeciw od wyroku zaocznego (wydanego pod nieobecność pozwanego) i pisma zawierające wnioski dowodowe, wnosi się na urzędowych formularzach. Prowadzenie sprawy w postępowaniu uproszczonym wiąże się także z pewnymi ograniczeniami, takimi jak zakaz przeprowadzania dowodu z opinii biegłego, czy zakaz dochodzenia jednym pozwem roszczeń wynikających z dwóch umów.

Postępowanie uproszczone prowadzi się zawsze, gdy:

• roszczenie wynika z umowy, a jego wartość nie przekracza 10 000 zł
• roszczenie wynika z rękojmi, gwarancji, niezgodności towaru konsumpcyjnego z umową sprzedaży konsumenckiej, jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 000 zł
• roszczenie dotyczy zapłaty czynszu i innych opłat obciążających najemcę lokalu mieszkalnego lub osobę korzystającą z lokalu mieszkalnego w spółdzielni mieszkaniowej – jeśli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 75 000 zł

Od wyroku wydanego w postępowaniu uproszczonym pozwany może wnieść apelację. Sąd II instancji co do zasady nie przeprowadza postępowania dowodowego, jednakże może dopuścić dowód z dokumentu oraz inne dowody wykryte w późniejszym terminie, z których strona nie mogła skorzystać w momencie rozpoznawania sprawy w I instancji.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze

Pozew skierowany do e-Sądu uruchamia Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (w skrócie EPU). Jest to łatwy i prosty sposób na windykację należności Sprawę w tym trybie możesz założyć, o ile żądasz zapłaty konkretnej kwoty pieniężnej, jeśli istnienie ani wysokość długu nie budzą wątpliwości, a w konsekwencji nie wymagają przeprowadzenia postępowania dowodowego (np. gdy zaległość powstała wskutek nieopłacenia faktury). Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), jak sama nazwa wskazuje, jest postępowaniem elektronicznym, to znaczy, że powód (strona wnosząca pozew do sądu) wszystkich czynności dokonuje za pośrednictwem Internetu. Jest to znaczne udogodnienia dla osób prowadzących własną firmę, ponieważ nie muszą tracić czasu. Komunikacja z pozwanym (stroną przeciwko której pozew jest skierowany) odbywa się drogą tradycyjnej korespondencji doręczanej pocztą do momentu, w którym pozwany sam zapoczątkuje komunikację elektroniczną.

Choć e-Sąd mieści się w Lublinie, to jest właściwy dla wszystkich spraw o zapłatę, tak więc można w ten sposób ściągać należności, bez względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę powoda. Jedynym warunkiem jest posiadanie przez pozwanego miejsca zamieszkania, siedziby, lub adresu do doręczeń w dowolnym miejscu na terenie Polski.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), w porównaniu do postępowania przed sądem stacjonarnym, niewątpliwie jest opcją pozwalającą Ci zaoszczędzić zarówno czas jak i pieniądze. Wynika to z faktu, że opłata sądowa stanowi 1/4 opłaty wnoszonej przed normalnym sądem, gdzie ogólne koszty postępowania sądowego są znacznie większe. Ponadto, posiedzenia odbywają się bez obecności stron, więc nie zakłóca im to prowadzenia działalności gospodarczej. Dodatkowym ułatwieniem jest to, że wszystkie pisma wnoszone do e-Sądu polegają na wypełnieniu gotowych formularzy, co niweluje ryzyko pomyłki. W porównaniu do postępowania przed zwykłym sądem stanowi to atrakcyjną alternatywę, gdyż każdy brak formalny pisma składanego do sądu stacjonarnego powoduje zwrócenie tego pisma stronie do uzupełnienia w ciągu 7 dni. Poza tym w pozwie składanym do e-Sądu dowody się jedynie przytacza, nie trzeba ich załączać (np. dokumentów).

W przypadku windykacji online system Vindicat.pl umożliwia przygotowanie gotowego pozwu do e-Sądu, który wystarczy tylko załadować i opłacić na koncie w systemie e-Sądu.
Zobacz: https://vindicat.pl/faq/jak-wygenerowac-pozew-o-zaplate/

Pozwany o toczącej się przeciwko niemu sprawie dowiaduje się już po wydaniu nakazu zapłaty, który jest mu doręczany pocztą. Może od niego złożyć prosty sprzeciw, nie wymagający uzasadnienia, w terminie 14 dni od doręczenia nakazu. Powoduje to pozbawienie nakazu zapłaty mocy prawnej oraz przekazanie sprawy do sądu I instancji właściwego, co do zasady, ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę pozwanego. Jeśli pozwany nie wniesie sprzeciwu, ani nie zastosuje się do wyroku nakazującego zapłatę należności w terminie 14 dni od doręczenia pisma, powód może zwrócić się do komornika o przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego. Niekiedy bywa tak, że aby windykacja była skuteczna droga sądowa, to jedyna droga by odzyskać należność.

Przygotowanie pozwu do sądu

W celu rozpoczęcia postępowania przed tradycyjnym sądem, musisz przygotować i wnieść pozew. Pozew jest to pismo kierowane do sądu, które zawiera określone przepisami elementy. Jeśli któregoś z nich zabraknie, sąd wezwie Cię do uzupełnienia błędów formalnych, wyznaczając Ci na to tygodniowy termin, co oczywiście opóźnia rozpoznanie sprawy i co za tym idzie odwleka windykacje długu. Przygotowanie pozwu można zlecić profesjonalnemu przedstawicielowi (adwokatowi lub radcy prawnemu), jednak jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze, możesz również napisać taki pozew samodzielnie.

• Przyjęło się, że na początku pisma wskazuje się datę i miejsce jego sporządzenia, jednak nie jest to obowiązkowe, gdyż nie wynika z przepisów. Sąd na pozwie oznacza datę jego wpłynięcia i to ona będzie wywierała skutki prawne, a nie data napisania pisma.
• Obowiązkowo należy oznaczyć sąd, do którego kierujesz pozew oraz podać adres sądu. Możesz także wskazać wydział, do którego adresujemy pismo. Pamiętaj, że pozew co do zasady składasz do sądu obejmującego swoim zakresem działania miejsce zamieszkania lub siedzibę pozwanego. Sprawy, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 75 000 zł, w pierwszej instancji rozstrzygają Sądy Rejonowe. Spory o kwoty wyższe należą do jurysdykcji Sądów Okręgowych.
• Wymienienie stron postępowania obejmuje oznaczenie imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu zamieszkania lub siedziby powoda i pozwanego. Jedynie w stosunku do powoda istnieje obowiązek podania swojego numeru NIP lub PESEL, a jeśli pozew składa osoba prawna (np. spółka z o.o. lub spółka akcyjna) oznaczenia numeru KRS. Jednak jeśli znasz te dane pozwanego, powinieneś je również wskazać. W kolejnych pismach procesowych nie musisz już powtarzać numerów NIP, PESEL ani KRS, koniecznie jednak podaj sygnaturę akt.
• Zawsze trzeba oznaczyć wartość przedmiotu sporu, w przypadku pozwu o zapłatę jest to kwota długu. To od niej oblicza się opłatę za pozew. Wartość przedmiotu sporu powinna być zaokrąglona w górę do pełnego złotego.
• Przyjęto również, że pisma się tytułuje, np. „Pozew o zapłatę”.
• W dalszej części oznacz żądanie pozwu, czyli czego dochodzisz danym pismem. Przy powództwie o zapłatę będzie to kwota długu, do której możesz doliczyć odsetki liczone od dnia, w którym dług powinien być zapłacony, do dnia zapłaty, oraz równowartość 40€ (o ile obie strony sporu są przedsiębiorcami a dług powstał w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą).
• Nie powinieneś omijać wniosku o zasądzenie kosztów procesowych od pozwanego oraz o przeprowadzenie rozprawy także pod nieobecność powoda. Możesz także wnioskować o nadanie wyrokowi rygoru natychmiastowej wykonalności.
• Następnie uzasadnij pozew, czyli opisz sytuację, w wyniku której powstał dług oraz podeprzyj swoje twierdzenia odpowiednimi dowodami (np. umową czy fakturą, których oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem powinieneś załączyć do pozwu). Do pozwu należy również dołączyć wydruk z rejestru CEIDG lub KRS potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej przez powoda i pozwanego (o ile ten jest przedsiębiorcą).
• Następnie podpisz się i wymień wszystkie załączniki dołączane do pozwu.

Przygotowany pozew wraz z załącznikami wyślij pocztą, listem poleconym, za poświadczeniem odbioru lub złóż osobiście w biurze podawczym właściwego sądu w 2 egzemplarzach, dla sądu i dla pozwanego, a trzecią kopię zachowaj dla siebie.

Terminy przedawnienia

Składając pozew do sądu powinieneś sprawdzić, czy Twoje prawo do żądania spłaty długu nie przedawniło się. Po upływie terminu przedawnienia dłużnik może zgodnie z prawem uchylić się od spłaty długu, chyba, że sam zrzeknie się prawa do korzystania z zarzutu przedawnienia. Jeśli nie dopilnujesz terminów, ich przedawnienie skutkować może tym, że nie uda Ci się odzyskać należności. Terminy przedawnienia liczone są od dnia, w którym powstał obowiązek spłaty długu:

Terminy przedawnienia liczone są od dnia, w którym powstał obowiązek spłaty długu:

Nieuczciwi przedsiębiorcy mogą unikać spłaty długu aż do przekroczenia terminu przedawnienia. W celu przeciwdziałania takim praktykom wprowadzono instytucje przerwania i zawieszenia biegu przedawnienia.

Przerwanie biegu przedawnienia następuje poprzez wniesienie pozwu do sądu i każdą inną czynność dokonaną przed sądem lub innym organem, bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia, albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. Przedawnienie można przerwać także przez zwrócenie się do komornika o przeprowadzenie egzekucji, wszczęcie mediacji z dłużnikiem lub uznanie długu przez dłużnika (np. poprzez prośbę o rozłożenie spłaty na raty). W konsekwencji bieg przedawnienia liczony jest od początku. Tym sposobem zwiększasz szanse na odzyskanie należności i przeprowadzenie skutecznej windykacji sądowej w przyszłości.

Zawieszenie biegu przedawnienia ma miejsce gdy wierzyciel, ze względu na okoliczności od niego niezależne, nie jest w stanie dochodzić swoich roszczeń przed sądem lub innym właściwym organem. Bieg przedawnienia po ustaniu takich przyczyn liczy się od momentu, w którym został zawieszony, nie zaś od początku, jak w przypadku przerwania.

Koszty postępowania sądowego

Składając pozew zawsze powinieneś liczyć się z poniesieniem określonych kosztów postępowania sądowego. Wraz ze złożeniem pozwu trzeba uiścić opłatę sądową od powództwa, co do zasady w wysokości 5% liczonych od wartości przedmiotu sporu (przy czym nie może być to mniej niż 30 zł i więcej niż 100 000 zł), którą zaokrągla się w górę do pełnego złotego. Jednak od tej kwoty istnieją liczne wyjątki, także w odniesieniu do omówionych wyżej postępowań odrębnych.

• Elektroniczne Postępowanie Upominawcze – 1,25% wartości przedmiotu sporu;
• Postępowanie nakazowe - 1,25% wartości przedmiotu sporu;
• Postępowanie upominawcze – 5% wartości przedmiotu sporu (jeśli nakaz zapłaty się uprawomocni, zwracane jest 3/4 tej kwoty, w efekcie opłata wynosi 1,25%);
• Postępowanie uproszczone – w przeciwieństwie do wyżej wymienionych w postępowaniu uproszczonym wnosi się opłaty stosunkowe w zależności od sumy dochodzonej pozwem, w następujących wysokościach:
  • do 2 000 zł – 30 zł;
  • ponad 2 000 zł do 5 000 zł – 100 zł;
  • ponad 5 000 zł do 7 500 złotych – 250 zł;
  • ponad 7 500 zł – 300 zł.

Na koszty postępowania sądowego składają się także inne elementy. Przykładowo, jeśli korzystasz z usług adwokata lub radcy prawnego, który reprezentuje Cię w postępowaniu, oprócz kosztów jego wynagrodzenia, należy uiścić także opłatę w wysokości 17 zł od złożonego przed sądem pełnomocnictwa. Dodatkowe koszty generuje także powołanie biegłego (co jednak w postępowaniach nakazowym, upominawczym i uproszczonym nie może mieć miejsca).

Wynagrodzenie radcy prawnego lub adwokata podlega indywidualnym ustaleniom pomiędzy pełnomocnikiem a klientem. Wysokość tej kwoty zależy od wielu czynników, takich jak poziom skomplikowania sprawy, ilość przygotowanych pism, czy liczba godzin poświęconych przez prawnika na pracę nad daną sprawą. Oczywiście pensja adwokata lub prawnika będzie rosła wraz z doświadczeniem i prestiżem kancelarii. Ustalenie jednolitego wynagrodzenia prawnika dla każdej sprawy o zapłatę długu jest niemożliwe, jednak można przewidzieć minimalną kwotę, którą zapłacimy pełnomocnikowi.

Minimalne stawki wynagrodzenia adwokatów i radców prawnych w sprawach cywilnych, w zależności od wartości przedmiotu sprawy, zostały ukształtowane rozporządzeniami Ministra Sprawiedliwości i wynoszą:

• do 500 zł – 60 zł
• powyżej 500 zł do 1500 zł – 180 zł
• powyżej 1500 zł do 5000 zł – 600 zł
• powyżej 5000 zł do 10 000 zł – 1200 zł
• powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 2400 zł
• powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 3600 zł
• powyżej 200 000 zł – 7200 zł

Minimalne stawki wynagrodzenia adwokata i radcy prawnego w postępowaniu egzekucyjnym zależą od wartości egzekwowanego roszczenia. Przy egzekucji z nieruchomości wynoszą 50% stawki obliczonej na zasadach ogólnych, przytoczonych wyżej, a przy egzekucji innego rodzaju – 25% tej stawki.

Z zasady wszystkie koszty procesu poniesione przez stronę wygrywającą są jej zwracane przez stronę przegraną. Zalicza się do nich opłaty uiszczone od wniesionych pism, wynagrodzenie zastępcy procesowego (adwokata lub radcy prawnego) w kwotach podanych wyżej, jak również koszty stawiennictwa w sądzie strony wygranej i utraconego w związku z tym zarobku. Należy jednak pamiętać, że wysokość zwróconych kosztów nie może przewyższać sześciokrotności właściwej stawki minimalnej ani przekraczać wartości przedmiotu sporu.

Przy windykacji należności tradycyjnymi drogami, odzyskujemy należności, jednak często ponosimy też spore straty, ze względu na konieczność opłacenia prowizji, to może znacznie utrudnić prowadzenie działalności gospodarczej. W zmniejszeniu kosztów złożenia pozwu przed sądem alternatywą okazują się okazują się platformy do prowadzenia samodzielnej windykacji online. Przygotowanie pozwu do sadu stacjonarnego, jak również e-Sądu za pomocą systemu Vindicat.pl to koszt zaledwie kilkudziesięciu złotych, przy czym przed sądem powód występuje samodzielnie, nie ponosi więc opłat związanych z ustanowieniem pełnomocnika. Wydatki są więc znacznie niższe, niż w przypadku kosztów postępowania sądowego, dodatkowo przedsiębiorca może zająć się prowadzeniem swojej działalności gospodarczej, ponieważ nie traci tyle czasu ile w przypadku windykacji sądowej.

Masz pytania na temat windykacji?

Zapytaj eksperta

Zadzwoń: 796 123 124

Mateusz Jakóbiak

prawnik

Potrzebujesz wsparcia?
Chętnie odpowiem na Twoje pytania.

Zobacz także artykuły podobne:

Źródła bieżącego finansowania działalności gospodarczej

Bilans - co to jest i jak działa

Programy do wystawiania faktur online ranking

Faktura uproszczona