Jakie obowiązki ciążą na przyszłym przedsiębiorcy i pracodawcy?
Krok 4 z 6

Jakie obowiązki ciążą na przyszłym przedsiębiorcy i pracodawcy?

Ostatnia aktualizacja: 2015-06-30
Po wielu formalnościach związanych z założeniem firmy, siadasz wygodnie w swoim fotelu i oddychasz z ulgą, że bieganie po urzędach masz już za sobą. Teraz czas na bieżące prowadzenie działalności gospodarczej i działania przynoszące zyski. Jeśli trafiłeś tutaj, zanim zacząłeś snuć tą piękną wizje, masz szczęście. Łatwo zapomnieć, że bycie szefem to oprócz wielu korzyści, także duża odpowiedzialność. Niestety obowiązki pracodawcy i przedsiębiorcy są duże a ich niedopełnienie może się wiązać z wieloma konsekwencjami.

Obowiązki ewidencyjne przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca dla celów podatkowych zobowiązany jest do prowadzenia różnego rodzaju ewidencji:
  • ewidencja przychodów - prowadzona jest wówczas, gdy przedsiębiorca podejmie decyzję o formie opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
  • ewidencja środków trwałych - za takie uważane są te składniki majątku, które służą wykonywaniu działalności gospodarczej oraz nie będą sprzedane w ciągu dwunastu miesięcy od momentu ich nabycia a ich wartość w momencie zakupu nie przekracza 3500zł
  • ewidencja wyposażenia - do wyposażenia zaliczamy wszystkie niskocenne składniki majątku trwałego
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów - służy do prowadzenia ewidencji kosztów i przychodów, przeznaczona jest dla przedsiębiorców którzy decydują się opodatkować działalność na zasadach ogólnych
  • ewidencje pracownicze - prowadzone są by ułatwić rozliczanie wynagrodzeń pracowników, opłacania podatków od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne
Zakres obowiązków ewidencyjnych w dużej mierze zalezy od formy organizacyjno prawnej działalności. Zobacz, jakie formy prawne może wybrać przedsiębiorca.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec Urzędu Skarbowego

Obowiązki przedsiębiorcy wobec Urzędu Skarbowego

Zacznijmy od najmniej przyjemnych rzeczy, czyli Twoich obowiązków wobec Urzędu Skarbowego do którego jesteś zobowiązany odprowadzać podatki m.in. z tytuł Twojego podatku dochodowego, podatków dochodowych za Twoich pracowników czy podatku VAT itp.

Uwaga! Odsetki od nieterminowo opłaconego podatku płacisz jedynie wtedy, kiedy ich kwota przekroczy 8,70 zł (koszty wysłania do Ciebie listu z ponagleniem).

Zatrudniając pracowników pobierasz z ich wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy. Pobraną kwotę musisz wpłacić do 20 dnia każdego miesiąca na konto Urzędu Skarbowego. Jest to tzw. PIT-4.

Jeśli podatek wpłacisz po terminie, samodzielnie musisz naliczyć odsetki za zwłokę według obowiązujących stawek odsetek ustawowych. Następnie wpłacasz je razem z kwotą główną na konto US. Kwotę odsetek możesz ustalić za pomocą kalkulatora odsetek znajdującego się na stronie Ministerstwa Finansów.

Do końca lutego jesteś zobowiązany przekazać PIT-11 zawierający informacje o osiągniętych przez pracownika lub zleceniobiorcę przychodach, pobranych zaliczkach i składkach. PIT przekazujesz pracownikowi oraz Urzędowi Skarbowemu, właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania pracownika. Do urzędu formularz wysyłasz samodzielnie listem poleconym lub robi to za Ciebie biuro księgowe, korzystając z możliwości przesyłania takich dokumentów drogą elektroniczną. Pracownicy muszą pokwitować odbiór PITu podpisując się na liście i na kserokopii, którą powinieneś wykonać. Do pracowników, którzy są nieobecni lub z którymi już nie współpracujesz wyślij dokument listem poleconym. Pamiętaj, że masz na to czas tylko do końca lutego.

Przy spełnieniu pewnych warunków, przedsiębiorca ma kilka możliwości rozliczenia podatku dochodowego z urzędem skarbowym. Poznaj dostępne formy opodatkowania działalności gospodarczej.

Uwaga! Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz ordynacją podatkową, dokumentację podatkową musisz przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeśli przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym, pracownik złoży na Twoje ręce PIT-12, w którym zadeklaruje, że spełnia określone warunki, by pracodawca sporządził za niego rozliczenie roczne, wówczas zamiast informacji PIT-11, przygotowujesz deklarację PIT-40. PIT-40 trzeba wypełnić i złożyć do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazać pracownikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. W PIT-40 rozliczasz swoich pracowników z przychodów osiągniętych w poprzednim roku.

Niezależnie od tego, czy w danym roku pracownikowi wyślemy PIT-11, czy rozliczymy go za dany rok poprzez PIT-40, musimy złożyć dodatkowo do Urzędu PIT-4R. To zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek dochodowy pobieranych i wypłacanych do US przez płatnika (czyli Ciebie) w danym roku podatkowym. Sporządza się go za rok poprzedni do końca stycznia.

Dodatkowo musisz odprowadzać PIT z tytułu Twojej działalności oraz podatek VAT (jeśli jesteś jego płatnikiem).

Obowiązki przedsiębiorcy względem ZUS

Zatrudniając pracownika na podstawie umowy o prace oraz umowy o zlecenie, Twoim pierwszym obowiązkiem jest zgłosić go to Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Masz na to 7 dni od momentu zatrudnienia. Również w terminie 7 dni musisz zgłosić wszelkie zmiany danych, a także rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o prace.

Jeśli chodzi o typy umów to składkom ZUS podlegają: umowa o pracę i umowa zlecenie z jednym wyjątkiem - jeżeli zatrudniasz studenta, który ma ważną legitymację i nie ma ukończonych 26 lat to wówczas od umowy zlecenie nie odprowadzasz składek ZUS. Umowy o dzieło ze względu na swój charakter nie podlegają ozusowaniu (odprowadzasz od nich tylko podatek dochodowy).

Nowego pracownika do ubezpieczeń zgłaszasz za pomocą formularzu ZUS ZUA. Stosowany jest on także w przypadku jakiejkolwiek korekty danych, jeśli osoba podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniom zdrowotnym. Druk ten należy złożyć również w przypadku, gdy po 2 latach Ty, jako przedsiębiorca, przechodzisz z ZUS-u preferencyjnego na ZUS pełny.

W przypadku, gdy pracownik objęty jest jedynie ubezpieczeniem zdrowotnym, do jego zgłoszenia lub zmiany daty wykorzystujesz formularz ZUS ZZA.

Inne rodzaje formularzy:
  • ZUS ZIUA - składasz go gdy chcesz zmienić dane identyfikacyjne ubezpieczonego, zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA
  • ZUS ZCNA - za jego pomocą zgłaszasz dane członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, służy także do wyrejestrowania z tego ubezpieczenia
  • ZUS ZWUA - wypełniasz go w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń

Pamiętaj także o ZUS DRA, comiesięcznej deklaracji, na której rozliczasz wszystkie składki, a także świadczenia podlegające rozliczeniu na rzecz składek na ubezpieczenia społeczne. Składasz do niej trzy załączniki:

  • ZUS RCA - zawiera podstawy wymiaru oraz zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Raport zawiera również kwoty wypłaconych osobie ubezpieczonej świadczeń finansowanych z budżetu państwa
  • ZUS RSA - podajesz w nim okres od kiedy do kiedy było wypłacane wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, wypłaconą kwotę oraz kod świadczenia przerwy
  • ZUS RZA - raport o składkach w przypadku, gdy ubezpieczony podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Jeśli opłacasz składki wyłącznie za siebie i nie zatrudniasz żadnych pracowników. Nie musisz składać co miesiąc ZUS DRA, wystarczy że złożysz deklaracje jeden raz za pierwszy pełny miesiąc.

Pamiętaj! Wymagane dokumenty do ZUS, musisz złożyć do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Dokumenty rozliczeniowe z ZUS masz obowiązek przechowywać przez 5 lat od dnia przekazania rozliczeń do ZUS.

Co miesiąc możesz również przekazywać swoim pracownikom raport ZUS RMUA lub inny dokument poświadczający opłacanie składek do ZUS i NFZ. Jeśli nie robisz tego regularnie, masz obowiązek przekazać zestawienie roczne.

Mimo, że powyższe nazwy dokumentów, brzmią nieco egzotycznie, ich składanie nie jest aż tak skomplikowane. Wszelkie dokumenty może za Ciebie składać biuro księgowe. Jeśli jednak nie korzystasz z usług takiego biura, w oddziałach ZUS oraz na stronie internetowej zus.gov.pl znajdziesz darmowy program Płatnik, który ułatwi Ci przesyłanie danych niezbędnych do rozliczenia. Dokumenty są w dużej mierze sprawdzane, co pozwoli uniknąć Ci wielu błędów. Oczywiście, możesz wypełniać druki ręcznie, ale ze względu na pracochłonność i ryzyko pomyłki nie jest to najlepszym pomysłem.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec Urzędu Statystycznego

Kolejnym z Twoim obowiązków jest składanie sprawozdań statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego.

Obowiązek statystyczny dotyczy:
  • osób prawnych,
  • jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
  • osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Wszystkie te podmioty przekazują do GUS informacje, które są wykorzystywane do celów statystycznych i do prowadzenia szczegółowych analiz przedsiębiorczości na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Niektórzy przedsiębiorcy ze względu np. na wysokość zatrudnienia lub formę albo rodzaj prowadzonej działalności są zobowiązani do przekazywania określonych sprawozdań systematycznie np. raz w miesiącu, raz na kwartał czy też raz w roku.

Nie musisz się martwić, że zapomnisz o złożeniu wniosku - urząd sam o sobie przypomni elektronicznie lub listownie. Złożenie sprawozdania do Urzędu Statystycznego jest Twoim obowiązkiem, z którego lepiej się wywiązać. Za jego niedopełnienie możesz zapłacić grzywnę w wysokości 5 tys. zł.

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko bycie szefem i komfort wydawania poleceń. To także szereg obowiązków, które musisz wypełnić wobec swoich pracowników.

Przed rozpoczęciem pracy, musisz skierować każdego nowego pracownika na wstępne badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. Bez opinii lekarza potwierdzającej, że dana osoba może pracować na konkretnym stanowisku, nie możesz jej zatrudnić!

O kontrolnej wizycie u lekarza musisz pamiętać także, jeśli Twój pracownik był na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni.

W przypadku firm działających na rynku spożywczym, pracownik musi odbyć badanie, które przeprowadza Inspekcja Sanitarna. Odpowiednie orzeczenie wydaje lekarz medycyny pracy lub Państwowa Inspekcja Sanitarna.

Pamiętaj: dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 50 lat! Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny nawet do 30 000 zł.

Jeśli pracownik jest okazem zdrowia i nie ma żadnych przeciwwskazań, aby rozpoczął pracę w Twojej firmie to musisz założyć mu teczkę pracowniczą. Chodzi tu nie tylko o pracowników mających umowę o pracę, ale także zatrudnionych na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o prace. Taka teczka zawiera wszystkie najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia, przebiegu pracy oraz jej zakończenia.

Teczka pracownicza, to jednak nie wszystko. Oprócz niej musisz także zadbać o ewidencje czasu pracy, w której zawarte są informacje o pracy w niedziele i święta, godzinach nadliczbowych, dyżurach, urlopach, zwolnieniach lekarskich oraz innych nieobecnościach.

Warto prowadzić także listę obecności pracowników. W świetle prawa nie masz takiego obowiązku, ponieważ kodeks pracy nie narzuca sposobu sprawdzania obecności w firmie. Jednak leży to w Twoim interesie - taka lista może pomóc w udowodnieniu, ze dany pracownik był obecny w pracy lub nie.

Nie myl listy ewidencji z kartą obecności! Informacje zawarte na liście nie zawierają wszystkich potrzebnych danych, zazwyczaj znajduje się tam jedynie data i podpis pracownika w momencie przyjścia lub wyjścia.

Każdy pracownik powinien mieć dodatkowo sporządzaną imienną kartę płac, w której uwzględniane będą jego wynagrodzenia i inne świadczenia oraz kartę, w której osoba odpowiedzialna za kadry w razie potrzeby odnotuje przydzieloną mu odzież roboczą lub ekwiwalent pieniężny jeśli używa odzieży we własnym zakresie.

Pamiętaj: dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 50 lat! Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny nawet do 30 000 zł. Dodatkowo pracownik ma prawo wytoczyć proces na drodze cywilnej i wnosić o odszkodowanie za zniszczenie takiej dokumentacji.

Obowiązki pracodawcy związane z BHP

Obowiązki pracodawcy związane z BHP

Pieniądze to całkiem ważna spraw, ale nie zapominajmy, że najważniejszą wartością jest życie i zdrowie drugiego człowieka. Dlatego nie ignoruj roli zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w Twojej firmie. To wydatek, który zagwarantuje Ci spokojne sumienie i świadomość, że zrobiłeś wszystko, aby Twoi pracownicy pracowali w bezpiecznych warunkach.

Zanim pracownicy podejmą prace na danym stanowisku, musisz skierować ich na wstępne szkolenie BHP. Obejmuje ono dwa etapy, potwierdza je karta szkolenia:
  • instruktaż ogólny - powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy. Przeprowadza go pracownik służby bhp (pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bhp; jeśli pracodawca nie ma takiego obowiązku, może zlecić wykonanie szkolenia firmie zewnętrznej zajmującej się organizowaniem i prowadzeniem szkoleń z zakresu bhp)
  • instruktaż stanowiskowy - powinien odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do wykonania pracy na określonym stanowisku

Pamiętaj także o przeprowadzeniu okresowych szkoleń BHP. Ich częstotliwość jest uzależniona od rodzaju wykonywanej pracy.

Okresowe szkolenia pracownik odbywa w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy (6 miesięcy w przypadku kadry kierowniczej).

Twoim obowiązkiem jest ocenić i udokumentować ryzyko zawodowe jakie występuje przy pracy na określonych stanowiskach i stosować środki, które pozwolą to ryzyko zmniejszyć. W tych czynnościach mogą pomóc Ci specjalne firmy świadczące usługi w zakresie BHP. Swoich pracowników musisz poinformować o ocenie ryzyka zawodowego. Powinni oni także podpisać oświadczenie, że zapoznali się z takimi informacjami i są ich świadomi.

Pamiętaj: dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo musisz przechowywać przez 25 lat natomiast dokumentację związaną z innymi wypadkami przez 10 lat. Analiza wypadków i chorób zawodowych musi być przechowywana przez 10 lat.

Kolejna istotną sprawą jest oznakowanie budynku. Pamiętaj o:
  • tablicach z kierunkiem drogi ewakuacyjnej i wyjściem ewakuacyjnym,
  • oznaczeniem miejsc, w których znajduje się gaśnica i instrukcja pożarowa,
  • o ogólnej instrukcji bhp i instrukcjach stanowisk,
  • instrukcji udzielenia pierwszej pomocy,
  • gaśnicy,
  • apteczce.

Dzięki tak niewielkim rzeczom można zapobiec naprawdę groźnym sytuacjom, a w razie wypadku uratować komuś życie.

Zapewnij pracownikom właściwe warunki do pracy także poprzez zwrócenie uwagi na oświetlenie i temperaturę w powietrzu. Temperatura powinna wynosić 14-18 stopni Celsjusza. Każde pomieszczenie pracy powinno być oświetlone światłem dziennym. Jeśli jest to z jakiegoś powodu niemożliwe, musisz zapewnić pracownikom oświetlenie o odpowiednich parametrach. Pamiętaj także o wentylacji biura, możesz zastosować wentylację naturalną, mechaniczną lub klimatyzację.

Gospodarka odpadami

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się również z gospodarką odpadami. Jest to zagadnienie obszerne i skomplikowanie prawnie. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że podlegają rygorystycznym wymogom ochrony środowiska i obowiązkowi prowadzenia ewidencji odpadów. Nawet właściciele niewielkich firm mają do spełnienia szereg obowiązków wynikających z ustaw środowiskowych, choć w ich przypadku jest to ewidencja uproszczona. Nieprzestrzeganie przepisów skutkować może zastosowaniem kar finansowych, ale również wstrzymaniem funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W przypadku niektórych firm możliwe jest zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. Zapoznaj się z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 11 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów odpadów lub ich ilości, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, oraz kategorii małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec GIODO

Może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale w swojej firmie spotkasz się ze zjawiskiem fachowo nazywanym przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to codziennych czynności takich jak realizacje umów czy działania marketingowe. W swojej bazie będziesz posiadał dane klientów, pracowników, użytkowników strony internetowej, dlatego warto zapoznać się z przepisami regulującymi ich ochronę.

Zbiory danych osobowych podlegają obowiązkowi zgłoszenia Głównego Inspektowa Ochrony Danych Osobowych, czyli GIODO. O tym czy dane zestawienie jest zbiorem danych osobowych decydują poniższe kryteria:
  • zbiór zawiera dane osób fizycznych
  • zbiór posiada strukturę
  • zbiór umożliwia wyszukiwanie na podstawie co najmniej dwóch różnych kryteriów

Szczególne znaczenie ma brak konieczności rejestrowania zbioru danych osobowych przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury lub rachunku. Warto jednak pamiętać, że jeśli obok wspomnianego celu wykorzystasz takie dane osobowe np. dla celów marketingowych, to zbiór podlega obowiązkowi rejestracji.

Rejestracji zbioru danych osobowych dokonuje GIODO na Twój wniosek złożony przed przystąpieniem do ich przetwarzania. Chodzi zwłaszcza o takie czynności, jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych. Dopiero rejestracja zbioru danych osobowych umożliwia legalne ich przetwarzanie. Z kolei wszelkie zmiany w zgłoszonym zbiorze danych należy rejestrować w terminie 30 dni od ich zaistnienia.

Zgłoszenia zbioru danych osobowych dokonuje się poprzez złożenie wypełnionego formularza. Możesz wysłać pocztą, złożyć osobiście w siedzibie urzędu w Warszawie lub najszybciej- złożyć za pomocą specjalnej strony internetowej (e-giodo).

Przestrzeganie tego obowiązku jest bardzo ważne. Brak zgłoszenia zbioru danych osobowych zagrożony jest grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet pozbawienia wolności na 1 rok.

Podsumowanie

Dokumenty, druki, urzędy, sprawozdania… Ich liczba może przerażać, jednak w końcu stanie się to dla Ciebie nawykiem, o którym będziesz pamiętać bez zerkania w kalendarz. Niestety nasze Państwo zachorowało na poważną chorobę, która nazywa się „biegunką legislacyjną”. W ogólnym bałaganie przepisów i obowiązków warto pamiętać, że najważniejsze to przestrzegać terminów i nie dać się zniechęcić. Na szczęście wiele spraw możemy dziś załatwić przez internet, co jest ogromnym ułatwieniem.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.