Ile kosztuje założenie i prowadzenie własnej firmy?

Koszty rejestracji własnej firmy

Zanim założysz swoją firmę powinieneś dobrze przemyśleć jaką formę prawną do jej prowadzenia wybierzesz, ponieważ od formy prawnej zależą koszty rejestracji oraz dalszego funkcjonowania firmy.

Najtańsza w rejestracji jest jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna (rejestracja odbywa się w CEIDG - Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej poprzez złożenie druku CEIDG-1). Tak naprawdę proces rejestracji tych dwóch form prowadzenia biznesu jest bezpłatny.

Natomiast jeżeli zdecydujesz się założyć spółkę handlową, będzie to wymagało już pewnych nakładów. W przypadku spółek niezbędne jest uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, który kosztuje 500 zł opłaty sądowej plus 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Zakładając spółkę podpisuje się umowę cywilnoprawną lub zakłada się ją w formie aktu notarialnego. Przez to należy do kosztów założenia firmy doliczyć obowiązkowy podatek od czynności cywilnoprawnych, który wynosi 0,5% wartości wkładów wniesionych do spółki. Przy zakładaniu spółki w formie aktu notarialnego należy również zapłacić wynagrodzenie dla notariusza. Każdy notariusz ustala własne stawki, które mogą się różnić między sobą, więc warto zorientować się, który notariusz pobiera niższe wynagrodzenie. Oprócz tego należy liczyć się z opłatami notarialnymi. Kwestia tych opłat została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej z dnia 29 czerwca 2004 r. i zależy od kapitału, np. przy kapitale mniejszym niż 3 000 zł taksa ta będzie wynosić 100 zł. Kapitał 60 000 zł. pociągnie za sobą opłatę w wysokości 1 110 zł.

Najbardziej popularne w Polsce jest prowadzenie firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej oraz z formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest tak popularna, ponieważ jest najprostsza, najszybsza oraz najtańsza w założeniu. Zaletą spółki z o.o. jest natomiast stosunkowo niski kapitał początkowy w wysokości 5 000 zł oraz, jak sama nazwa wskazuje, ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez firmę, za które odpowiada sama firma a nie jej wspólnicy.

W tabeli poniżej zestawione są koszty rejestracji firmy - dwóch najpopularniejszych form, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Koszty prowadzenia własnej firmy

Wydatki związane z działalnością firmy możemy podzielić na dwie kategorie: opłaty administracyjno-skarbowe, które są przymusowe, muszą być opłacane w regularnych odstępach czasu i zależą głównie od formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej, oraz bieżące koszty prowadzenia firmy, które są uzależnione przede wszystkim od rodzaju i skali prowadzonego biznesu.

1. Opłaty administracyjno - skarbowe

Na te opłaty składają się podatki, składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz, w niektórych przypadkach wpłaty na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych). Nie ma co się oszukiwać, koszty te bardzo obciążają przedsiębiorców, potrafią nawet skutecznie odstraszyć od założenia swojego biznesu. Ale nie ma się czego bać! Tematyka podatków czy składek ZUS nie jest aż tak skomplikowane jak mogłoby się to wydawać (szczególnie przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej), a pomocą w kwestiach rozliczeń z tych opłat służą programy komputerowe oraz biura podatkowe czy rachunkowe.

- Podatek dochodowy z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej

Państwo opodatkowuje nasz dochód. Dochodem jest przychód (czyli to, co wpływa do kasy firmy w trakcie jej działalności) pomniejszony o koszty uzyskania tego przychodu (czyli wydatki, które poniosła firma po to, żeby osiągnąć przychód).

Definicję przychodu i dochodu znajdziesz w artykule: Czym różni się przychód, obrót i dochód?

Masz do wyboru cztery formy opodatkowania (podatek PIT, podatek CIT, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa), w zależności od formy prawnej Twojego biznesu. Podatkiem PIT, czyli podatkiem dochodowym od osób fizycznych mogą rozliczać się osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne oraz spółki osobowe (sp. jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna). Podatkiem CIT, czyli podatkiem dochodowym od osób prawnych rozliczają się głównie osoby prawne (np. spółki z o.o., spółki akcyjne). RPE - ryczałt od przychodów ewidencjonowanych - to możliwa forma rozliczeń dla osób fizycznych i niektórych spółek osobowych . Karta podatkowa natomiast dedykowana jest osobom fizycznym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólnikom spółki cywilnej, prowadzącym firmę w małej skali.

- Podatek VAT

Deklaracje podatkową musisz złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Obecnie podstawowa stawka VAT wynosi 23%. To stawka stosowana przy sprzedaży towarów i usług na terenie kraju oraz przy WDT, czyli Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów (w przypadku braku aktywnego numeru VAT kontrahenta z obszaru Unii Europejskiej) i eksporcie towarów (w przypadku braku dokumentu celnego wywozu z terytorium Polski).

Pozostałe stawki VAT to 8%. Obejmują one m.in. owoce ziarnkowe i pestkowe, chilli, paprykę słodką, czy gałkę muszkatołową oraz 5% na produkty żywnościowe, książki na wszystkich nośnikach fizycznych oraz czasopisma. Istnieje również stawka w wysokości 7% – jest ona naliczana przez nabywcę towarów od rolnika ryczałtowego.

Ostatnia to stawka 0%, która obowiązuje przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i eksporcie towarów.

Więcej o podatku VAT dowiesz się z artykułów:
- Co to jest podatek VAT i jak go obliczać?
- Czynny podatnik VAT, czyli z czym wiąże się bycie vatowcem?

- Koszty ZUS

Każda osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności jest zobowiązana do opłacania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Chodzi tu o koszty związane z ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowym, zdrowotnym i wypadkowym. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Warto pamiętać w tym miejscu o pewnej preferencji: osoby rozpoczynające prowadzenie swojej działalności mogą płacić obniżone składki na ubezpieczenie społeczne przez okres 24 miesięcy. Z ulgi mogą korzystać ci, którzy przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadzili innej działalności gospodarczej lub będzie to ich pierwsza działalność gospodarcza.

Więcej o składkach ZUS dowiesz się z artykułu: Ile wynoszą składki ZUS dla przedsiębiorcy oraz mały, preferencyjny ZUS dla nowych firm

- Wpłaty na PFRON

Jeśli Twoja firma zatrudnia co najmniej 25 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i jednocześnie nie zatrudnia wymaganej ustawą o rehabilitacji liczby pracowników niepełnosprawnych (6% pracowników), zobowiązany jesteś dokonywać co miesiąc wpłaty na rzecz Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Wysokość takiej opłaty wynosi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcia zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6%, a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

- Dodatkowe opłaty administracyjno - skarbowe

Oprócz podatków, ZUSu i PFRONu w zależności od rodzaju działalności gospodarczej, którą chcesz prowadzić, możesz liczyć się jeszcze z opłatą za rejestrację samochodu, jeżeli kupisz samochód na potrzeby firmy. Jeżeli chcesz prowadzić działalność regulowaną, np. kantor musisz uzyskać wpis do rejestru działalności regulowanej, który również pociąga za sobą konkretne koszty (w przypadku kantoru – 1087 zł). Dodatkowo musisz uiścić opłaty za wydawanie różnych zaświadczeń i pozwoleń, np. zaświadczenie o numerze nadania numeru NIP (np. jeśli zgubimy taki dokument) czy też zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości lub zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

2. Bieżące koszty prowadzenia firmy

Bieżące wydatki na prowadzenie firmy zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Można, np. otworzyć internetowy biznes, dla którego nie trzeba będzie ponosić kosztów wynajęcia biura czy zakupu sprzętów. W przypadkach większych firm należy wziąć pod uwagę zakup licencji, wynajem bądź kupno lokalu, koszty księgowości, koszty zakupu maszyn, urządzeń, komputerów oraz pozostałych niezbędnych materiałów biurowych. Są też takie rodzaje działalności, na które trzeba ponieść bardzo duże nakłady początkowe na zakup niezbędnych maszyn i materiałów, np. w działalności produkcyjnej. Nie należy zapominać również o kosztach związanych z zatrudnieniem pracowników. Poniżej zostały podane dwa podstawowe koszty związane z bieżącą działalnością znacznej części, jeżeli nie większości firm, czyli koszty prowadzenia biura oraz koszty księgowe.

- Opłaty związane z funkcjonowanie biura lub lokalu oraz bieżącej działalności firmy

Biuro to nasza bazą dowodzenia. Warto zadbać, aby jego wyposażenie odpowiadało potrzebom naszej firmy i zapewniło odpowiednie i przyjazne warunki do pracy. Z jego utrzymaniem wiąże się wiele kosztów:

• opłata za czynsz - uzależniona jest od położenia i wielkości lokalu, przykładowe koszty miesięcznego wynajmu w Warszawie, w dzielnicy Bemowo to: metraż 20 m 2 - 800-1500 zł, metraż od 21 do 40 m2 - 1 200 zł, metraż od 41 od 65 m2 - 2 800 zł
• media (prąd, woda, gaz) ok. 150-300 zł miesięcznie
• abonamentem za internet i telefon - jest zależny od warunków technicznych, czasem lokalizacja naszego biura uniemożliwia nam skorzystanie z najatrakcyjniejszych ofert, koszt abonamentu od ok. 150 zł
• wyposażenie biura (meble, materiały biurowe, elementy wystroju i przedmioty zaplecza socjalnego) dla małego biura koszty można oszacować na ok. 2500-3500 zł
• zakup urządzeń technicznych
• zakup samochodów - mogą być one używane na 3 sposoby:
  • jako środek trwały - w koszty wliczamy wydatki eksploatacyjne tj. paliwo, płyny, części oraz amortyzację
  • auto w leasingu - w ciężar kosztów będą zaliczane raty leasingowe, w tym duża opłata wstępna, oraz bieżące wydatki na utrzymanie pojazdu
  • samochód prywatny używany do celów służbowych - wydatki ustalamy obliczając limit kilometrówki
• pieczątka - mimo, ze polskie prawo nie wymaga jej posiadania, warto się zdecydować na jej wyrobienie, ponieważ może okazać się np. wymagana przez klientów, w zależności od formatu i wielkości koszt pieczątki wynosi 15 - 50 zł
• dostęp do inforacji - portali branżowych oraz specjalistycznych programów wykorzystywanych w trakcie prowadzenia działalności (cena zależna od ich specyfiki)
• szkolenia zawodowe, koszty wdrożenia nowych pracowników, koszty szkoleń BHP itp.
• opłata za utrzymanie domeny internetowej (ok. 100 zł netto rocznie za domenę .pl) i opłata hostingowa (100-300 zł rocznie)
• materiały reklamowe - przykładowe ceny wydruku: 100 szt. jednostronnych wizytówek, papier 300g - 32-50 zł, 100 szt. dwustronnych ulotek A6, papier kreda 120g - 70-90 zł, papier firmowy, 90g, 1000 szt. - 300 zł
• ubezpieczenie lokalu oraz ewentualne ubezpieczenie zawodowe lub od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności
• inne np. alarm, koszty urzędowe lub koszty badań lekarskich pracowników przez przyjęciem do pracy
• koszty utrzymania konta bankowego, koszty przelewów itp.

- Koszty związane z zatrudnianiem pracowników

Nie wszystko możesz zrobić sam, ponieważ doba ma tylko 24 godziny a pracy przy prowadzeniu własnego biznesu jest bardzo dużo. Dlatego właśnie pewnie staniesz przed koniecznością zatrudnienia pracowników.

Z jednej strony, dobry pracownik to Twój kapitał i nieoceniona pomoc, z drugiej strony zatrudnianie wiąże się z określonymi kosztami.

Jeżeli chcesz zatrudnić pracownika na umowę o pracę, na pełen etat, to będziesz związany przepisami o minimalnym wynagrodzeniu, czyli najmniejszą kwotę, którą możesz zapłacić swojemu pracownikowi to w 2020 r. – 2 600 zł brutto. Bardzo ważne jest to, że chcąc płacić pracownikowi 2 600 zł na miesiąc, tak naprawdę będziesz musiał zapłacić 3 135,86 zł (z kosztami pracodawcy). Wiąże się to z obowiązkami, które spoczywają na pracodawcy, czyli na odprowadzaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Możesz też zatrudnić pracownika na umowę zlecenie, ale wtedy również będziesz musiał odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, chyba że Twoim pracownikiem będzie student do 26 roku życia. W umowie zlecenia również istnieje kwota minimalna, którą będziesz musiał zapłacić pracownikowi – jest to 17 zł brutto za godzinę pracy w 2020 roku. Możesz też podpisać z pracownikiem umowę o dzieło, taka umowa nie jest obciążona odprowadzaniem żadnych dodatkowych składek jednak realizowane dzieło musi spełniać wymogi dla tego typu umowy.

Zapoznaj się z poradnikiem:
- Zatrudnienie pracownika, czyli umowa o pracę, o dzieło i zlecenie w pigułce
- Umowy cywilnoprawne, czyli umowa o dzieło i zlecenie
- Umowa o pracę na czas określony, nieokreślony oraz okres próbny
- Zawarcie umowy o pracę, czyli niezbędne formalności
- Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
- Umowa o pracę, czyli prawa i obowiązki pracownika
- Rozwiązanie, wypowiedzenie umowy o pracę, zlecenie, dzieło

a także:
- Składki ZUS a umowa zlecenie
- Urlopy pracownicze, czyli co pracodawca powinien o nich widzieć

- Obsługa księgowa

Prowadzenie dokumentacji księgowej jest Twoim obowiązkiem niezależnym od formy prawnej prowadzonej działalności czy wybranego sposobu rozliczania podatku. Prowadzenie księgowości wiąże się z rozliczaniem podatków i prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów. Można zdecydować się na jeden z trzech sposobów prowadzenia księgowości:

1. Samodzielne prowadzenie księgowości - jest to najtańsze rozwiązanie, jednak niesie ze sobą duże ryzyko popełnienia błędu. Pomóc nam mogą specjalne programy przeznaczone do prowadzenia księgowości. Wyręczą np. w obliczeniu podatku dochodowego i czy kwoty składek ZUS. Cena zakupu takiego programu to od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
   
   Uwaga! Jeśli nie posiadasz odpowiedniej wiedzy w dziedzinie księgowości, będzie to dla Ciebie zadanie pracochłonne i niosące za sobą duże ryzyko pomyłki. Dlatego dobrze przemyśl swój wybór!
   
   
2. Biuro rachunkowe - korzystamy z niego w przypadku, gdy działalność wymaga bardziej skomplikowanych rozliczeń, z którymi nie jesteśmy sobie w stanie sami poradzić lub po prostu nie mamy czasu na to, aby samodzielnie się tym zajmować.
   
   Masz do wyboru:
   • Biuro księgowe tradycyjne - do określonego dnia miesiąca musisz przekazać dokumenty sprzedażowe do biura, które następnie sporządza dokumentację, przechowuje ją i reprezentuje klienta w razie kontroli. Stawki zależą od rodzaju ewidencji, jaką chcemy prowadzić: pełne księgi rachunkowe, książka przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów. Koszty zaczynają się od 150 zł miesięcznie.
   • Biuro księgowe online - dokumenty do systemu wprowadzamy my lub nasi pracownicy, a biuro sprawdza ich poprawność. Dzięki temu możesz obniżyć koszty księgowości i pracować w dowolnym miejscu. Takie oprogramowanie zapewnia właścicielowi i pracownikom stały dostęp do danych i sytuacji firmy. Możesz łatwo i szybko stworzyć różnego rodzaju pisma i zaświadczenia. Masz gwarancję, że Twoje dokumenty nigdzie nie zginą, bezpiecznie umieszczone w systemie. Koszt od 30 zł miesięcznie.
3. Zatrudnienie księgowego - jest to rozwiązanie dla dużych firm. Zatrudniasz odrębnego pracownika, który zajmować się będzie sprawami księgowości - od momentu wpłynięcia dokumentów do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. To duży komfort, jednak jednocześnie to dodatkowy pracownik, któremu należy wypłacić wynagrodzenie. Dla małych przedsiębiorców, takie rozwiązanie może okazać zbyt dużym kosztem.

Dowiedz się, jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Przeczytaj również artykuły dotyczące księgowości:
- Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?

Prowadząc własną firmę w praktyce masz obowiązek posiadać program do wystawiania faktur. O ile do niedawna można było wystawiać faktury ręcznie, o tyle obecnie musisz wprowadzać je do jakiegoś programu/systemu infromatycznego - wiąże się to z obowiązkiem wygenerowania odpowiedniego pliku JPK dla Urzędu Skarbowego w razie wszczęcia kontroli.
Więcej o programie księgowym znajdziesz w artykule: Programy do wystawiania faktur online ranking.

- Sprawozdanie finansowe

Spółki kapitałowe (rejestrowane w KRS) są zobowiązane do sporządzania raz w roku sprawozdania finansowego, które, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, składa się z:

• bilansu
• rachunku zysków i strat
• informacji dodatkowej

Natomiast w odniesieniu do spółek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, sprawozdanie musi się również składać z rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym. Dotyczy to spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym osiągnęły lub przekroczyły następujące wielkości:

• średnioroczne zatrudnienie - co najmniej 50 etatów
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego - równowartość w walucie polskiej 2.500.000 euro
• przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy - równowartość w walucie polskiej 5.000.000 euro.

Sprawozdanie finansowe musi zostać złożone do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym. Sprawozdanie musi zawierać następujące dokumenty:

• opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono jego badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia właściwego organu spółki o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (obowiązek jego sporządzenia dotyczy spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych).

Koszt sprawozdania finansowego to około 140 zł. Natomiast koszt sprawozdania biegłego rewidenta mogą wynieść kilka tysięcy złotych.

Więcej na temat sprawozdania finansowego przeczytasz w artykule:
- Sprawozdanie finansowe - czym jest i kto musi go sporządzać?

Podsumowanie

Niezależnie od formy prowadzenia działalności, przygotuj się na wiele innych wydatków. W tabeli poniżej zestawione są przykładowe. Oczywiście, musisz sobie zdawać sprawę, że nie wszystkie z nich można przewidzieć. Jednak, kto nie ryzykuje, nie pije szampana.

Uwaga! Podane w tabelce kwoty są jedynie kwotami przykładowymi.

Gotowe biznesplany

Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!

Cena już od: 29 zł

Zobacz listę biznesplanów  ›

lub

Zleć napisanie wniosku do  Urzędu Pracy  ›

Zobacz także artykuły podobne:

Własna firma czy etat (umowa o pracę) - co bardziej się opłaca?

Szczegółowo oszacuj przychody i wydatki planowanej firmy

Franczyza w 6 prostych krokach

Analiza strategiczna SWOT/TOWS dla firmy